Zmiany w przepisach prawa pracy w 2023 roku

Rok 2023 jest kolejnym, który przyniósł wiele zmian w zakresie przepisów prawa pracy.  Część z nich są to zmiany, które na stałe wpisały się w harmonogram nowelizacji, tak jak np. zmiana minimalnej stawki wynagrodzenia, kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia, czy współczynnika do ustalania ekwiwalentu za urlop. Jednakże poza tymi zmianami 2023 r. obfituje w nowelizacje, które wprowadzają do porządku prawnego zupełnie nowe rozwiązania. Zmiany te wymagają opracowania i wdrożenia przez pracodawców nowych procedur. Nowe regulacje, takie jak praca zdalna oraz kontrola trzeźwości i kontrola pracowników na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, z pewnością będą budziły dużo kontrowersji oraz wymagały dużego nakładu pracy.

1. Podniesienie minimalnego wynagrodzenia za pracę

Jak co roku zmianie ulegnie wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę. Nowością jest jednak to, że w 2023 r. zmiana jego będzie dwukrotna. W przypadku pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, płaca minimalna od 1 stycznia 2023 r. została ustalona na poziomie 3 490 zł, a od 1 lipca wzrośnie  do 3 600 zł. Dwukrotnie będzie zmieniona również minimalna stawka godzinowa przewidziana dla osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenie oraz innych umów, do których stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu. Od 1 stycznia 2023 r. wynosi ona 22,80 zł, a od 1 lipca 2023 r. wzrośnie do 23,50 zł. W konsekwencji dwukrotnie wzrosną świadczenia pracownicze, których wysokość ustala się biorąc pod uwagę minimalne wynagrodzenie, tj. m.in. wynagrodzenie za przestój i dodatek za pracę w porze nocnej. Należy również zwrócić uwagę, że w 2023 r. dwa razy ulegnie zmianie kwota wynagrodzenia pracownika wolna od potrąceń, minimalne odszkodowanie za naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu i odszkodowanie dla pracownika wobec którego stosowany był mobbing.

Meritum Prawo pracy 2023

pod redakcją Kazimierza Jaśkowskiego

Wraz ze zmianą minimalnego wynagrodzenie zmieni się również minimalna podstawa zasiłku chorobowego. Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego z tytułu pracy w pełnym wymiarze czasu pracy nie może być bowiem niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71% tego wynagrodzenia.

2. Zmiana kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej

Kwota prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2023 r. wynosi 6 953 zł (w 2022 r. wynosiła 5 922 zł). Ma ona szczególne znaczenie dla pracodawców, którzy delegują pracowników w ramach świadczenia usług do krajów UE oraz zatrudniających kierowców wykonujących zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych. Podstawę wymiaru składek dla tych dwóch grup pracowniczych ustala się z uwzględnieniem § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Zgodnie ze wskazanym przepisem jeżeli przychód pracownika jest wyższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia, to przy ustalaniu kwoty stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, przychód pracownika jest pomniejszany o równowartość diet przysługujących z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju (tzw. diet wirtualnych), za każdy dzień pobytu. Przy czym tak ustalony miesięczny przychód tych osób, który stanowi podstawę wymiaru składek, nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia, czyli 6 953 zł w 2023 r.

Konsekwencją podniesienia wysokości kwoty przeciętnego wynagrodzenia jest również zmiana kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W danym roku kalendarzowym nie może być ona wyższa od kwoty odpowiadającej trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy. Zatem kwota ograniczenia od 1.01.2023 r. do 31.12.2023 r. wynosi 208 050 zł (6 935 zł x 30).

Zmieni się również  podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym, która stanowi 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.

3. Zmiana współczynnika do obliczenia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy

Odrębnie dla każdego roku kalendarzowego ustala się również współczynnik uwzględniany przy ustaleniu wysokości ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy (art. 171 k.p.). W 2023 r. współczynnik wynosi 20,83. Warto wspomnieć, że wskazany parametr należy brać pod uwagę przy obliczaniu ekwiwalentu wypłacanego w 2023 r., bez względu na to za jaki rok kalendarzowy był niewykorzystany urlop. Współczynnik ustala się odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12. Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, wartość współczynnika obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika (§ 19 rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop; Dz. U. Nr 2, poz. 14 z późn. zm.).

4. Podniesienie stawek świadczeń z tytułu podróży służbowych

Od 1 stycznia 2023 r. wzrosła stawka diety z tytułu podroży służbowych krajowych oraz ryczałt za noclegi i dojazdy. Pełna dieta wynosi 45 zł. W konsekwencji ryczałt za nocleg wzrósł do kwoty 67,50 zł (150% pełnej diety), a ryczałt za dojazd do kwoty 9 zł (20% pełnej diety). W związku z podniesieniem stawki diety, od 1 stycznia 2023 r. za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie większej niż dwudziestokrotność stawki diety, czyli 900 zł.

W przypadku podróży służbowych zagranicznych wysokość diet pozostała na poziomie z 29 listopada 2022 r. Wówczas to dokonano zmian w wysokościach diet w odniesieniu do 31 państw oraz limitu noclegów do 42 państw (załącznik do rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej; Dz. U. poz. 2302).

5. Zmiana wysokości „kilometrówki”

Pracownikowi wykorzystującemu samochód prywatny do celów służbowych pracodawca powinien zwrócić koszty takiego użytkowania. W przypadku jazd lokalnych zwrot może przybrać formę miesięcznego ryczałtu obliczanego jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu, tzw. „kilometrówki” i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Strony stosunku pracy mogą również umówić się, że zwrot będzie w formie „kilometrówki”, stanowiącej iloczyn faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu. Od dnia 17 stycznia 2023 r. „kilometrówka” za 1 km przebiegu wynosi:

1. dla samochodu osobowego:
2. o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ – 0,89 zł,
3. o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ – 1,15 zł,
4. dla motocykla – 0,69 zł,
5. dla motoroweru – 0,42 zł.

Ważne jest to, że w przypadku gdy oświadczenie pracownika o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych zostało złożone i nierozpatrzone przed dniem 17 stycznia 2023 r., do ustalenia kwoty miesięcznego ryczałtu przy zwrocie kosztów używania pojazdów do celów służbowych stosuje się nowe, wyższe stawki (§ 2 rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 22 grudnia 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy; Dz. U. z 2023 r. poz. 5).

6. Urlop macierzyński i rodzicielski w przypadku adopcji dziecka

Z dniem 1 lutego 2023 r. za sprawą ustawy z dnia 7 października 2022 r. o zmianie ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2140 z późn. zm.), wprowadzono zmiany do przepisów Kodeksu pracy w zakresie urlopu ojcowskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego dla pracowników, którzy przyjęli dziecko na wychowanie jako rodzice adopcyjni, oraz urlopu rodzicielskiego. Obecnie zgodnie z art. 182³ § 1 pkt 2 k.p. pracownik-ojciec wychowujący, który przysposobił dziecko, ma prawo do urlopu ojcowskiego w wymiarze do 2 tygodni, nie dłużej jednak niż do upływu 24 miesięcy od dnia uprawomocnienia się postanowienia orzekającego przysposobienie i nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko 14. roku życia. W tym przypadku podwyższony został wiek dziecka, na które przysługuje urlop ojcowski w przypadku adopcji. Przed zmianą przepisów prawo to przysługiwało nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko 7. roku życia, a w przypadku dziecka, wobec którego podjęto decyzję o odroczeniu obowiązku szkolnego, nie dłużej niż do ukończenia przez nie 10 roku życia.

Ponadto od 1 lutego 2023 r. wydłużony został wiek dziecka, do którego rodzic adopcyjny może skorzystać z urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego. Obecnie taki rodzic może skorzystać z urlopu do 10 roku życia dziecka. Natomiast wymiar przysługującego urlopu nie uległ zmianie. Nadal przysługuje 20 tygodni – w przypadku przyjęcia jednego dziecka, 31 tygodni – w przypadku jednoczesnego przyjęcia dwojga dzieci, 33 tygodni – w przypadku jednoczesnego przyjęcia trojga dzieci, 35 tygodni – w przypadku jednoczesnego przyjęcia czworga dzieci, 37 tygodni – w przypadku jednoczesnego przyjęcia pięciorga i więcej dzieci), wydłużono wiek dziecka, do którego rodzic adopcyjny może skorzystać z urlopu.

Znowelizowano również art. 183 § 3 k.p., czyli przepis, który reguluje minimalny wymiar urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego. Od 1 lutego 2021 r. pracownik, który przyjmie na wychowanie  dziecko w wieku do 14. roku życia i wystąpi do sądu z wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie jego przysposobienia ma prawo do 9 tygodni urlopu na warunkach urlopu rodzicielskiego.

Ponadto pracownik, który korzysta lub korzystał z urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego w związku z przyjęciem dziecka na wychowanie jako rodzina zastępcza, a następnie wystąpił do sądu opiekuńczego z wnioskiem o przysposobienia dziecka, ma ponownie prawo do tego rodzaju urlopu. Przy czym urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego w związku z adopcją ulega obniżeniu o wykorzystany urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego w związku z przyjęciem dziecka na wychowanie jako rodzina zastępcza (dodany art. 187 § 7 k.p.). Analogiczną regulację w doniesieniu do urlopu rodzicielskiego dla rodzica adopcyjnego, który wcześniej przyjął dziecko na wychowanie jako rodzina zastępcza i korzystał z takiego urlopu zawiera nowy art. 187 § 8 k.p. 

7. Praca zdalna

Bardzo znaczącą zmianę stanowi nowelizacja Kodeksu pracy wprowadzająca kompleksowe rozwiązania dotyczące pracy zdalnej. Obowiązujące od dnia 7 kwietnia 2023 r. przepisy definiują pracę zdalną jako pracę, która może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (art. 67¹⁸ k.p.). Oznacza to, że praca zdalna może być całkowita (w pewnym wymiarze czasu pracy), hybrydowa (wykonywana naprzemiennie) i okazjonalna.

To, że pracownik będzie wykonywał pracę zdalnie może zostać uzgodnione przy zawieraniu umowy o pracę oraz w trakcie zatrudnienia. W drugim ze wskazanych przypadków praca w omawianej formie może być wprowadzona na polecenie pracodawcy, w ściśle określonych sytuacjach, o których mowa w art. 67¹⁹  § 3 k.p. W trakcie zatrudnienia strony stosunku pracy mogą również uzgodnić wykonywanie pracy zdalnie. W tym przypadku z inicjatywą może wystąpić zarówno pracodawca jak i pracownik składając do pracodawcy wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 67¹⁹ § 1-2 k.p.).

Przepisy przewidują również, że pracodawca jest zobowiązany uwzględnić wniosek o pracę zdalną, w przypadku, jeżeli wystąpi z nim pracownik, o którym mowa w art. 142¹ § 1 pkt 2 i 3 k.p., pracownica w ciąży, pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, a także pracownik sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności. Odmowa uwzględnienia takiego wniosku jest możliwa ale tylko gdy praca zdalna nie będzie możliwa ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.

Zasady wykonywania pracy zdalnej powinny zostać określone, w zależności od formy jej wprowadzania, w  porozumieniu, regulaminie lub poleceniu pracy zdalnej.

Ponadto, zgodnie z art. 67²⁴ § 1 k.p. pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej; instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu ze związkami zawodowymi, regulaminie pracy zdalnej, poleceniu, wykonywania pracy zdalnej albo porozumieniu z pracownikiem który wykonuje pracę zdalną. Pracodawca musi również zapewnić pracownikowi niezbędne do wykonywania pracy szkolenia i pomoc techniczną. Istotne jest również to, że w przypadku gdy strony uzgodnią, że pracownik wykonujący pracę zdalną może korzystać z własnych materiałów i narzędzi pracy, pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi ekwiwalent albo ryczałt.

Praca zdalna może też mieć charakter okazjonalny. W myśl art. 67³³ k.p. Pracownik ma prawo do 24 dni takiej pracy w roku kalendarzowym. W tym przypadku o pracę zdalną może wystąpić wyłącznie pracownik. Ta forma pracy zdalnej, z uwagi na jej incydentalny charakter nie jest obwarowana tyloma obowiązkami co pozostałe jej formy. Pracodawca nie jest zobowiązany do ustalania zasad jej wykonywania w porozumieniu, regulaminie, czy poleceniu pracy zdalnej. Nie jest również zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu oraz ryczałtu w przypadku niezapewnienia materiałów, narzędzi czy urządzeń niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Obowiązki związane z pracą zdalną okazjonalną zostały określone w art. 67³³ k.p.

Wraz z wejściem w życie kodeksowych przepisów dotyczących pracy zdalnej uchylony został art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2021 r. poz. 2095, z późn. zm.), który do tego czasu regulował zasady pracy formie telepracy.

8. Dodatkowe obowiązki w zakresie dodatkowej informacji do umowy

W przypadku wprowadzenia pracy zdalnej pracodawca musi uzupełnić informację do umowy o warunkach zatrudnienia, o której mowa w art. 29 § 3 k.p. Dokument ten powinien dodatkowo zawierać określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną oraz wskazywać osobę lub organ odpowiedzialny za współpracę z pracownikiem oraz osoby upoważnione do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej. W przypadku pracy zdalnej uzgodnionej w trakcie zatrudnienia oraz wykonywanej na polecenie pracodawcy należy przekazać pracownikowi wskazane informacje w postaci papierowej lub elektronicznej, najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego wykonywania pracy zdalnej (art. 67²¹ k.p.)

9. Uchylenie przepisów dotyczących telepracy

Kolejną konsekwencja wprowadzenia pracy zdalnej jest rezygnacja z rozwiązań prawnych regulujących telepracę art. 1 pkt 2 lit a ustawy z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw  (Dz.U. z 2023 r. poz. 240 ). Przy czym zgodnie  z art. 18 wskazanej ustawy określone w porozumieniu lub regulaminie warunki stosowania telepracy, a także wykonywanie pracy w formie telepracy na podstawie wniosku pracownika będą mogły być stosowane nie dłużej niż przez okres 6 miesięcy od dnia wejścia w życie zmian uchylających przepisy dotyczące telepracy, tj. do dnia 7 października 2023 r.

Kontrola trzeźwości i kontrola pracowników na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu

Bardzo znaczącą zimną w obszarze przepisów prawa pracy jest wprowadzenie z dniem przepisów umożliwiających pracodawcy dokonywanie kontroli trzeźwości pracowników oraz kontroli na obecności w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu (art.   22¹b i  art. 22¹e k.p.). Nowe przepisy określają zasady przeprowadzania kontroli zarówno przez pracodawcę jak i przez uprawnione organy do ochrony porządku publicznego. Pracodawca może  przeprowadzać zarówno prewencyjne kontrole jak również kontrole w sytuacji gdy będzie miał uzasadnione podejrzenie, że pracownik jest w stanie po użyciu alkoholu albo w stanie nietrzeźwości lub stanie po użyciu środka działającego podobnie do alkoholu. Jednocześnie na pracodawcę nałożono obowiązek uregulowania sposobu prowadzenia kontroli w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy (art. 22¹b § 10 k.p.). Wskazane przepisy wewnątrzzakładowe powinny określać grupę lub grupy pracowników objętych kontrolą  i sposób przeprowadzania kontroli, w tym rodzaj urządzenia wykorzystywanego do kontroli, czas i częstotliwość jej przeprowadzania.

W omawianych przepisach uwzględniono również prawo pracodawcy do niedopuszczenia pracownika do pracy w przypadku uzyskania pozytywnego wyniku kontroli definiując jednocześnie, co należy rozumieć pod pojęciem stan po użyciu alkoholu i stan nietrzeźwości. W tym zakresie odesłano do art. 46 ust. 2 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 165), zgodnie z którym:

1. stan po użyciu alkoholu zachodzi, gdy zawartość alkoholu w organizmie wynosi lub prowadzi do:
   • stężenia we krwi od 0,2‰ do 0,5‰ alkoholu albo
   • obecności w wydychanym powietrzu od 0,1 mg do 0,25 mg alkoholu w 1 dm³.
2. stan nietrzeźwości zachodzi, gdy zawartość alkoholu w organizmie wynosi lub prowadzi do:
   • stężenia we krwi powyżej 0,5‰ alkoholu albo
   • obecności w wydychanym powietrzu powyżej 0,25 mg alkoholu w 1 dm³.

Natomiast za równoznaczne ze stwierdzeniem braku obecności alkoholu w organizmie pracownika uznaje się przypadki, w których zawartość alkoholu nie osiąga lub nie prowadzi do osiągnięcia wartości właściwych dla stanu po użyciu alkoholu.

W przepisach nie określono, jak należy kwalifikować nieobecność odsuniętego pracownika, w przypadku, gdy wynik kontroli będzie pozytywny. Należy zatem przyjąć, że w tym zakresie decyzję będzie podejmował pracodawca. Może taką nieobecność uznać za nieusprawiedliwioną, usprawiedliwioną bez prawa do wynagrodzenia bądź nieobecność usprawiedliwioną z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

Natomiast jednoznacznie uregulowano, że gdy wynik badania będzie negatywny, to okres niedopuszczenia pracownika do pracy jest okresem usprawiedliwionej nieobecności w pracy, za który pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia (art. 22¹d § 8 k.p.).

Omówione powyżej zmian w przepisach prawa pracy nie są jedynymi, które wejdą w życie w 2023 r. Jednakże z punktu widzenia pracodawców oraz służb kadrowych należą one do istotniejszych. Nie mniej jednak warto również poznać nowe rozwiązania dotyczące np. kar porządkowych, badań profilaktycznych, czy kas zapomogowo pożyczkowych. Nie należy również zapominać, że pewne rozwiązania prawne zostały już wcześniej wprowadzone, a 2023 rok jest tym, w którym należy je wdrożyć, tak jak w przypadku obowiązków wynikających z autozapisu do PPK.

Więcej informacji o zmianach w zakresie prawa pracy w publikacji „Meritum. Prawo pracy 2023”

---