Zaświadczenie o niekaralności – jego cena, ile się czeka i co jest potrzebne do jego otrzymania?

Starając się o zatrudnienie w danej firmie czy instytucji trzeba dopilnować różnych formalności. Przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca ma prawo żądać od kandydata podania danych osobowych oraz okazania dokumentów niezbędnych w procesie rekrutacji. W przypadku ubiegania się o niektóre stanowiska wymagane może być również tzw. zaświadczenie o niekaralności. Czym jest taki dokument i co jest potrzebne do jego uzyskania? Ile trzeba zapłacić i ile się czeka? Odpowiadamy na najważniejsze pytania.

Czym jest zaświadczenie o niekaralności?

Najprościej rzecz ujmując zaświadczenie o niekaralności jest dokumentem potwierdzającym, że dana osoba nie została skazana wyrokiem sądu i nie figuruje w Krajowym Rejestrze Karnym. W rejestrze tym gromadzone są dane o osobach, które zostały prawomocnie skazane za przestępstwa lub przestępstwa skarbowe oraz takich, przeciwko którym toczyło się prawomocnie warunkowo umorzone postępowanie karne. W Krajowym Rejestrze Karnym znajdują się też dane poszukiwanych listem gończym i prawomocnie skazanych za wykroczenia na karę aresztu.

Co zawiera takie zaświadczenie? W przypadku osób nie mających za sobą przeszłości kryminalnej, w treści dokumentu najprawdopodobniej pojawi się adnotacja, że „rejestr karny nie zawiera żadnych informacji o wyrokach skazujących wobec danej osoby”.

Jeżeli natomiast ktoś np. odbywał wyrok, dokument będzie po prostu zawierał taką informację. Przyszły pracodawca może do wymagać od potencjalnego pracownika udokumentowania niekaralności wyłącznie wtedy, kiedy pozwala mu na to konkretny przepis prawa. Jeśli pracodawca bezprawnie zażąda od kandydata takiego dokumentu, może być oskarżony o dyskryminację. Innymi słowy, zaświadczenie o niekaralności może być wymagane tylko w konkretnych przypadkach, gdy z przepisów prawa wynika wymóg o niekaralności. Taki dokument może też we własnym zakresie uzyskać osoba poszukująca pracy, która chce zwiększyć swoje szanse na zatrudnienie i przyspieszyć proces rekrutacyjny.

Kiedy może być potrzebne zaświadczenie o niekaralności?

Udokumentowanie niekaralności bywa potrzebne w różnych zawodach. Taki dokument może być wymagany na przykład przez pracodawców prowadzących działalność odpowiedzialną społecznie lub zatrudniających osoby na stanowiskach związanych z finansami czy bezpieczeństwem. Zgodnie z przepisami prawa przedstawienie zaświadczenia o niekaralności może być wymagane między innymi od kandydatów na takie stanowiska, jak:

• pracownik agencji ochrony,
• pracownik kontroli skarbowej,
• agent ubezpieczeniowy,
• policjant,
• strażak,
• strażnik gminny (miejski),
• wychowawca kolonijny,
• pilot wycieczek,
• nauczyciel,
• pracownik straży granicznej,
• członek korpusu służby cywilnej,
• detektyw,
• sędzia,
• komornik,
• pracownik samorządowy (z wyjątkiem osób zatrudnionych na stanowiskach pomocniczych i obsługi).

Pracodawca może pozyskać potrzebne dane o niekaralności na dwa sposoby: albo od samego kandydata, albo bezpośrednio z Krajowego Rejestru Karnego. Jak wspomniano, nie można żądać przedstawienia takiego zaświadczenia od każdego. Chodzi tu tylko o stanowiska, w przypadku których niekaralność jest wymagana ustawowo. Pracodawca nie może też wymagać takiego dokumentu od osób, które już zatrudnia, a jedynie od kandydatów ubiegających się o pracę.

Ile kosztuje zaświadczenie o niekaralności?

Uzyskanie świadectwa niekaralności wymaga uiszczenia stosownej opłaty. Koszt otrzymania zaświadczenia o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego wynosi 20 zł (w wersji elektronicznej) lub 30 zł (w wersji papierowej). Informację można uzyskać zarówno o osobie, jak i o podmiocie zbiorowym. Należy pamiętać, że opłata musi zostać uiszczona w momencie składania wniosku. Zapłacić można przelewem na rachunek Ministerstwa Sprawiedliwości, gotówką w kasie Ministerstwa Sprawiedliwości, gotówką w kasie sądu lub za pomocą znaków opłaty sądowej (można je nabyć w kasach sądu).

Co jest potrzebne do otrzymania zaświadczenia o niekaralności?

Świadectwo o niekaralności można uzyskać na trzy sposoby:

• przez Internet: otrzymanie informacji o niekaralności za pośrednictwem strony internetowej Krajowego rejestru Karnego wymaga posiadania Profilu Zaufanego lub certyfikatu kwalifikowanego (to niezbędne w celu potwierdzenia tożsamości); w celu otrzymania informacji o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego należy założyć konto na stronie KRK; zaświadczenie zostanie wystawione w formacie xml i nie może zostać wydrukowane – możemy posługiwać się nim wyłącznie w formie elektronicznej (np. wysłać je potencjalnemu pracodawcy za pomocą poczty e-mail lub przekazać na elektronicznym nośniku danych),
• listownie: należy w tym celu wysłać wypełnione zapytanie o udzielenie informacji o osobie w formie wniosku na adres Biura Informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego zlokalizowanego w Warszawie (dokładny adres to ul. Czerniakowska 100, 00-454 Warszawa) albo na adres jednego z punktów informacyjnych KRK (znajdują się one przy sądach),
• w punkcie informacyjnym: można to zrobić osobiście w dowolnym punkcie informacyjnym Krajowego Rejestru Karnego; aby otrzymać zaświadczenie o niekaralności należy złożyć wniosek o udzielenie informacji o osobie wraz z potwierdzeniem uiszczenia opłaty; dokument należy odebrać osobiście.

Jak długo czeka się na zaświadczenie o niekaralności?

Jeśli zdecydujemy się złożyć wniosek osobiście w punkcie informacyjnym KRK, dokument będziemy mogli odebrać od razu – zaświadczenia o niekaralności są zazwyczaj wydawane niezwłocznie. Wyjątkowo dokument można odebrać po upływie kilku dni (maksymalnie 7 dni). W przypadku gdy wysłaliśmy zapytanie pocztą, gotowe zaświadczenie powinno zostać do nas wysłane w ciągu 7 dni od daty otrzymania wniosku. Jeżeli natomiast wybraliśmy złożenie wniosku za pośrednictwem strony internetowej, zaświadczenie zostanie nam wydane w formie pliku XML w terminie maksymalnie 10 dni kalendarzowych liczonych od dnia następującego po złożeniu zapytania.

Sprawdź także:

• Ruch kadrowy w szkole i przedszkolu – 2 części, Lidia Marciniak, Elżbieta Piotrowska-Albin 2020
• Organizacja wycieczek szkolnych oraz wypoczynku dzieci i młodzieży. Nowe zasady – 2 części, Lidia Marciniak, Elżbieta Piotrowska-Albin 2016