W czyich rękach leży przyszłość księgowych? – wyjaśnia Edyta Zaniewicz

Właściciele biur rachunkowych w całej Polsce zastanawiają się jaka czeka ich przyszłość. Ja też się nad tym zastanawiam jako właścicielka biura. W  głowie krążą pytania: zdawać  egzamin na doradcę podatkowego? Kształcić  się na wszelakich kursach i szkoleniach? A może zaraz zawód księgowego zostanie uregulowany i przyjdzie nam zdawać  egzaminy, aby móc dalej prowadzić biuro? A może, bo takie sugestie też padają – małe biura rachunkowe obsługujące uproszczoną księgowość znikną za kilka lat z rynku, bo wszystkie procesy księgowe zostaną zautomatyzowane?

Sądzę, że zmiany będą miały miejsce. Jakie? Możemy nieco wnioskować po treści publikacji Ministerstwa Finansów „Zawód księgowego – Kierunki rozwoju”. W dokumencie Ministerstwo Finansów przedstawiło propozycje i założenia dotyczące przyszłości zawodu księgowego.  

Od sierpnia 2014 r. zawód ten jest zderegulowany. Czy czeka nas ponowna regulacja?

Aktualnie założenie i prowadzenie biura rachunkowego wydaje się sprawą nieskomplikowaną (przynajmniej od strony formalnej). Czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych może wykonywać każda osoba, która:

• ma pełną zdolność do czynności prawnych,
• nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości,
• posiada ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej.  

Czy to dobrze, że praktycznie bez żadnych warunków dotyczących wykształcenia, doświadczenia, jakichkolwiek uprawnień każdy może prowadzić  biuro? Trudno powiedzieć – z jednej strony mamy tzw. wolny rynek; nieograniczoną niczym możliwość świadczenia usług. Z drugiej jednak strony pozostaje otwarte pytanie o jakość świadczonych usług w sytuacji, gdy żadne minima nie są określone prawem. Cztery lata po uwolnieniu zawodu Ministerstwo Finansów przeprowadziło badanie ankietowe, którego celem było dokonanie oceny efektów wprowadzonej w 2014 r. deregulacji usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.  Badani respondenci wskazali, iż jakość usług świadczonych przez biura rachunkowe obniżyła się. Ministerstwo Finansów nie ukrywa, że nie udało się osiągnąć wszystkich założeń deregulacji i poddaje pod konsultacje społeczne ponownie kwestię większego sformalizowania usługowego prowadzenia ksiąg. 

We wspomnianym powyżej dokumencie zostały przedstawione trzy propozycje.

Twarda regulacja

Twarda regulacja, czyli włączenie zawodu księgowego do katalogu zawodów regulowanych.

W praktyce, ten kierunek oznaczałby, iż zakres czynności wykonywanych przez księgowego zostałby ściśle uregulowany prawem a do ich faktycznego wykonywania niezbędne byłoby posiadanie odpowiednich zezwoleń. Takie zezwolenie na usługowe prowadzenie ksiąg wydawane byłyby po spełnieniu ściśle określonych warunków. Ta propozycja zakłada wprowadzenie ustawowego zastrzeżenia dla wykonywania określonych czynności tylko dla księgowych, którzy będą posiadali określone uprawnienia. Tym samym osoby nieposiadające uprawnień nie mogłyby wykonywać tych czynności w ogóle. Z całą pewnością nie wrócą już znane nam i wydawane do 2014 r. przez Ministerstwo Finansów certyfikaty księgowe, niemniej  jest to dobry przykład tego jak w przyszłości mogłaby wyglądać regulacja. 

Profesjonalizacja

Profesjonalizacja zawodu księgowego została zaprezentowana, jako kolejna propozycja. Zakłada ona, że na rynku powstanie instytucja umożliwiająca zdobycie określonych uprawnień zawodowych przez księgowych oraz potwierdzająca posiadanie kwalifikacji i umiejętności. Taka powołana do życia instytucja nałożyłaby także na branżę określone obowiązki m.in. doskonalenia zawodowego, czy przestrzegania zasad etyki zawodowej. Ukierunkowanie na profesjonalizację to dobrowolna certyfikacja aczkolwiek prawnie uregulowana. Ten kierunek nie byłby obowiązkowy dla wszystkich a tylko dla tych, którzy chcieliby potwierdzić swoje kwalifikacje, doświadczenie czy wiedzę. W żaden sposób wskazane rozwiązanie nie ograniczałoby możliwości otwarcia i prowadzenia biura przez osoby bez wskazanego certyfikatu. Przejście ścieżki certyfikacji byłoby jedynie możliwością a nie prawnym obowiązkiem. Przedsiębiorcy – tak jak aktualnie – mieliby całkowitą swobodę w wyborze, z którym biurem chcą współpracować. Na rynku funkcjonowałyby biura certyfikowane i niecertyfikowane.

Pozostawienie stanu prawnego bez zmian, przy dalszym rozwoju ZSK (Zintegrowany System Kwalifikacji)

Wreszcie ostatnia propozycja – rozwój rynkowych mechanizmów certyfikacji. Wiele wskazuje na to, iż ten kierunek nabiera realnego kształtu. Ostatnia propozycja to pozostawienie aktualnego stanu prawnego bez zmian, czyli niewprowadzanie, ani regulacji, ani profesjonalizacji, niemniej usługowe prowadzenie ksiąg zostałoby wprowadzone do ZSK. To kierunek, który zakłada, iż potwierdzenie odpowiednich uprawnień/ doświadczenia odbywało by się tylko na kwalifikacjach rynkowych. Więcej o tej perspektywie można przeczytać na stronach Ministerstwa Finansów pod adres https://kwalifikacje.gov.pl/

Słowem wstępu warto wskazać, iż Zintegrowany System Kwalifikacji w Polsce został wdrożony w 2016 r. Aktualnie do ZSK włączone są cztery kwalifikacje:

• wspomaganie obsługi procesów księgowych,
• obsługa procesów księgowych,
• zarządzanie procesami księgowymi,
• zarządzanie procesami płacowymi.

Stowarzyszenie Księgowych w Polsce wyszło z inicjatywą by do zintegrowanego systemu kwalifikacji (ZSK) wprowadzić kolejną kwalifikację tj. „Outsourcing procesów księgowych – prowadzenie biura rachunkowego”.

Jest to kwalifikacja dedykowana dla właścicieli i pracowników firm prowadzących działalność usługową w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych i podatkowych w ramach własnej działalności gospodarczej. Po uzyskaniu kwalifikacji właściciel biura lub pracownik będzie miał potwierdzone kompetencje w zakresie:

• tworzenia ram organizacyjno -prawnych świadczonych usług księgowych. Tu należy wymienić  umiejętność skonstruowania treści umowy o świadczenie usług, znajomość przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finasowaniu terroryzmu, kodeks karny skarbowy, RODO, zarządzania pracownikami, systemy kontroli wewnętrznej, etykę zawodową.
•  dokumentowania i ewidencjonowania zdarzeń  gospodarczych z uwzględnieniem ustawy o rachunkowości, prawa podatkowego,  cywilnego, pracy, ubezpieczeń.
• sporządzania sprawozdań finansowych i zamykania ksiąg rachunkowych.

Jaki będzie ostateczny kształt kwalifikacji na ten moment trudno jednoznacznie jest to wskazać. Aktualnie trwają konsultacje.

Także na pytanie – w jakim kierunku podąży rynek – trudno jest postawić jednoznaczną odpowiedź. Jedno jednak jest pewne. Chcąc rozwijać poziom usług świadczonych w biurach należy podnosić  standardy, jak i uzupełniać wiedzę. Podkreślenia wymaga jednak fakt, iż nie chodzi bynajmniej, tylko o szkolenia dotyczące bieżących zmian w prawie podatkowym, czy ubezpieczeniach. Chodzi o dostrzeganie faktu, iż standardy świadczonych usług nieustannie powinny być podnoszone. W pewnym stopniu wymusza to sam rynek; potrzeby przedsiębiorców. W innym aspekcie jest to podyktowane prawną ochroną biura; potrzebą zabezpieczenia prawnego interesu naszej firmy. Im większa jest nasza świadomość przepisów prawa, istniejących ryzyk, rynkowych potrzeb biznesu – tym kładziemy większy nacisk na inne obszary rozwoju niż tylko stricte prawo podatkowe.

Szkolenia księgowe, z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń, które jeszcze do niedawna miały tak kluczowe znaczenie są wypierane przez wiedzę, która daje narzędzia do rozwoju biznesu.

Już zauważamy, z perspektywy właściciela biura rachunkowego kluczowe są kompetencje o charakterze menadżerskim, z zakresu zarządzania procesami, organizacji pracy, motywowania zespołu do pracy. Już nie tylko fakt określonej zmiany w przepisach ma znaczenia, ale przede wszystkim, to jak tę zmianę zaimplementować w praktyce, w jaki sposób informację o zmianach przekazać przedsiębiorcom, jak w biurze zaktualizować procesy, aby uwzględniały jej fakt. Prowadzenie biura rachunkowego aktualnie to permanentny proces adoptowania się do nieustannych zmian. Konieczne  jest, zatem wypracowanie mechanizmów, kanałów, które każdorazowo każdą kolejną zmianę pozwolą z sukcesem wdrożyć. Tu, kluczowe są m.in.: procedury. To wypracowane reguły postępowania stoją w biurach rachunkowych na straży rzetelnego prowadzenia ksiąg dla przedsiębiorcy.

Z drugiej strony mamy przestrzeganie prawa i to przestrzeganie przez pryzmat przestrzegania prawa w związku ze świadczeniem usług  na rzecz klienta, jak i przestrzeganie prawa, którego bezpośrednim dysponentem jest biuro rachunkowe. Mowa tu z jednej strony o znajomości przepisów prawa podatkowego a z drugiej o przepisach RODO, AML, ochronie sygnalistów, obowiązku dochowywania należytej staranności, odpowiedzialności kontraktowej wynikającej z faktu świadczenia usług.

W pierwszym przypadku wymagana jest bezwzględna znajomość przepisów prawa podatkowego i prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń.  W drugim kodeksu cywilnego, przepisów o ochronie danych osobowych oraz uregulowań prawnych, jakie mają obowiązek stosować instytucje obowiązanie. 

Oprócz tego trzeba jeszcze mieć na względzie kwestie cyberbezpieczeństwa oraz zabezpieczenia baz danych. Czy istnieje aktualnie rozwiązanie, który wychodziłoby naprzeciw potrzebom rynku? Jedno kompleksowe z całą pewnością nie.  Owszem, dostępnych jest wiele szkoleń, czy opracowań, ale żadne z nich nie podchodzi do tematu prowadzenia biura rachunkowego w sposób kompleksowy. Stąd przede wszystkim, tak ważna jest świadomość właściciela biura, co do obszarów obowiązujących go przepisów prawa tak twardego, jak i miękkiego, bo w aktualnym stanie prawnym nie pozostaje nam nic innego, jak wewnętrznie wyznaczać  standardy w naszych biurach. Do tego niezbędna jest interdyscyplinarna wiedza. Jej skondensowaną dawkę przedstawiam w książce „Compliance w biurze rachunkowym”. Nie ma sensu czekać na to, jakie przyszłość przyniesie rozwiązania dla branży. Standardy warto tworzyć i wdrażać już teraz. To klucz do jakości i rzetelności świadczonych usług, ale też naszej wewnętrznej satysfakcji z poziomu prowadzonego biznesu. Kluczem jest samorozwój właścicieli biur. Odpowiadając na pytanie z nagłówka – śmiem twierdzić, że to w naszych rękach leży nasza przyszłość.

---