Urlop bezpłatny. Podstawa prawna, zasady udzielania i wykorzystywania

Urlop bezpłatny to jedno z rozwiązań umożliwiających pracownikowi przerwę od obowiązków zawodowych nie przerywając formalnie stosunku pracy. Może być on wykorzystywany w różnych sytuacjach życiowych – od chęci dalszego kształcenia się, przez potrzebę opieki nad bliskimi, aż po konieczność załatwienia spraw osobistych wymagających dłuższego czasu wolnego. Choć urlop bezpłatny daje pracownikowi czasową wolność od pracy, niesie ze sobą również pewne konsekwencje wymagające szczególnego rozważenia. Decyzja o skorzystaniu z takiej przerwy nie jest bowiem pozbawiona skutków, zarówno dla samego pracownika, jak i dla jego relacji z pracodawcą, dlatego warto dowiedzieć się więcej na temat urlopu bezpłatnego.

Co o urlopie bezpłatnym mówi Kodeks Pracy?

Kodeks pracy, jako podstawowy akt prawny regulujący stosunki pracy w Polsce, zawiera przepisy dotyczące różnych form urlopów, w tym również urlopu bezpłatnego. Kluczowym przepisem jest tutaj art. 174 Kodeksu pracy, gdzie § 1. stanowi, że urlop bezpłatny może być udzielony wyłącznie na pisemny wniosek pracownika. Należy jednak zaznaczyć, że możliwość udzielenia urlopu bezpłatnego na wniosek pracownika nie wymaga szczególnej regulacji ustawowej, ponieważ wynika z autonomii woli stron. Pracodawca i pracownik mogą w drodze porozumienia czasowo zawiesić obowiązki wynikające z umowy o pracę, co oznacza, że urlop bezpłatny może być również udzielony na wniosek pracodawcy, pod warunkiem, że pracownik wyrazi na to zgodę na piśmie.

Kodeks pracy nie precyzuje jednak, w jakich konkretnych sytuacjach pracownik może skorzystać z urlopu bezpłatnego. Tym samym, w praktyce, może być on wykorzystywany w bardzo różnych okolicznościach, np. w celu opieki nad bliską osobą, podjęcia dalszego kształcenia, czy po prostu w przypadku, gdy pracownik potrzebuje dłuższej przerwy od pracy. Obowiązek udzielenia urlopu bezpłatnego przewiduje art. 205 § 4 (młodociani) oraz liczne przepisy szczególne dotyczące np.: posłów, senatorów, pracowników powołanych do odbycia ćwiczeń wojskowych lub skierowanych do pracy za granicą.

Dodatkowo art. 174¹ Kodeksu pracy umożliwia udzielenie urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy. W takim przypadku okres urlopu wlicza się do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze u dotychczasowego pracodawcy. Przykładem może być sytuacja, w której inżynier w zakładzie produkcyjnym, z powodu chwilowego braku zamówień, zostaje tymczasowo „wynajęty” do innej, zaprzyjaźnionej firmy. Pracodawca udziela mu urlopu bezpłatnego na sześć miesięcy, umożliwiając pracę w innym przedsiębiorstwie, ale jednocześnie zapewnia, że okres ten będzie wliczony do stażu pracy w macierzystej firmie, pozwalając inżynierowi wrócić do poprzedniego stanowiska bez utraty uprawnień.

Na jakich zasadach pracodawca udziela zgodę na urlop bezpłatny i czy może go nie udzielić?

Decyzja o udzieleniu urlopu bezpłatnego zawsze leży po stronie pracodawcy. Chociaż pracownik ma prawo wnioskować o taki urlop, pracodawca nie jest zobligowany do jego udzielenia. Pracodawca ma prawo odmówić, jeśli uzna, że nieobecność pracownika negatywnie wpłynie na funkcjonowanie firmy, szczególnie jeśli pełni on ważną funkcję w przedsiębiorstwie.

Zgodnie z Kodeksem pracy, wniosek o urlop bezpłatny musi być złożony na piśmie i zawierać jasno określony termin jego rozpoczęcia i zakończenia. Nie ma obowiązku podawania przyczyny, dla której pracownik ubiega się o taki urlop, choć jej przedstawienie może pomóc w podjęciu decyzji przez pracodawcę. Prawo nie przewiduje jednak automatycznego udzielenia urlopu bezpłatnego, co oznacza, że pracodawca może odmówić bez podania przyczyny.

Ponadto, zgodnie z Kodeksem pracy art. 174 § 3. Przy udzielaniu urlopu bezpłatnego, dłuższego niż 3 miesiące, strony mogą przewidzieć dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu z ważnych przyczyn.

Na jak długo można wziąć urlop bezpłatny?

Kodeks pracy nie narzuca limitu czasu, na jaki może zostać udzielony urlop bezpłatny. W praktyce oznacza to, że może on trwać od kilku dni, przez miesiące, aż po lata, w zależności od uzgodnień między pracownikiem a pracodawcą. Długość zależy przede wszystkim od indywidualnych potrzeb pracownika oraz możliwości organizacyjnych pracodawcy.

Urlop bezpłatny a konsekwencje dla pracownika

Urlop bezpłatny, mimo że daje pracownikowi możliwość załatwienia spraw osobistych lub odpoczynku, wiąże się z konsekwencjami finansowymi i prawnymi, które należy dokładnie przeanalizować przed podjęciem decyzji o jego wzięciu, a są to:

• Brak wynagrodzenia

Pracownik przebywający na urlopie bezpłatnym nie otrzymuje wynagrodzenia. Oznacza to, że w okresie trwania urlopu pracownik nie ma żadnych dochodów związanych z wykonywaną pracą, co może stanowić istotne obciążenie finansowe, zwłaszcza jeśli urlop trwa dłużej niż kilka dni.

• Utrata prawa do świadczeń zdrowotnych po 30 dniach

Dłuższy urlop bezpłatny wiąże się z utratą prawa do świadczeń z ubezpieczenia zdrowotnego. Zgodnie z §3 Art. 69 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, pracownik korzystający z urlopu bezpłatnego traci prawo do świadczeń z ubezpieczenia zdrowotnego po upływie 30 dni od dnia rozpoczęcia urlopu. Oznacza to, że po tym okresie pracownik nie będzie miał dostępu do opieki zdrowotnej finansowanej przez Narodowy Fundusz Zdrowia, chyba że zdecyduje się na skorzystanie z dobrowolnego ubezpieczenia zdrowotnego, zgodnie z art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 146).

• Brak zasiłku chorobowego

Zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 1 Ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2780), zasiłek chorobowy nie przysługuje za okresy niezdolności do pracy, które przypadają w czasie urlopu bezpłatnego.

• Okres urlopu bezpłatnego nie wlicza się do stażu pracy

Czas przebywania na urlopie bezpłatnym co do zasady nie jest zaliczany do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, takie jak prawo do urlopu wypoczynkowego, długość okresu wypowiedzenia czy prawo do emerytury. Oznacza to, że po powrocie do pracy pracownik będzie miał proporcjonalnie zmniejszony wymiar urlopu wypoczynkowego, a w jego stażu pracy pojawi się luka. Wyjątkiem jest np. sytuacja przewidziana w art. 174¹ Kodeksu pracy, kiedy to za zgodą pracownika urlop bezpłatny może zostać udzielony w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy, a okres tego urlopu wlicza się do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia u dotychczasowego pracodawcy.

Chcesz być zawsze na bieżąco? Z księgarnią Profinfo.pl to możliwe

Dla wszystkich więc, którzy chcąc być na bieżąco z najnowszymi przepisami dotyczącymi Kodeksu pracy, w tym szczegółowymi regulacjami na temat urlopu bezpłatnego, idealnym miejscem będzie nasza księgarnia. Jako wiodący wydawca specjalistycznych publikacji prawniczych, ekonomicznych, biznesowych i akademickich oferujemy szeroki wybór literatury, która pomaga w codziennej pracy oraz rozwoju zawodowym.