Umowa najmu lokalu handlowego – najczęstsze pytania

Standardem na rynku jest zawieranie umów na lata, najczęściej – na 5 lat. Umów, z których zazwyczaj nie sposób się po prostu wycofać w trakcie. Tym samym zadane pytanie jest szczególnie trudne. Jak dużo zmieniło się na przestrzeni ostatnich kilku lat nie trzeba nikogo przekonywać. Z rynku zniknęły znane marki operatorów spożywczych, modowych, ostatnio nawet obecny na polskim od lat GO Sport. Inni przedsiębiorcy muszą ciągle dostosowywać się do potrzeb zmieniającego się rynku. Ważnym więc jest by świadomie określić zakres prowadzonej działalności nie tylko w czasie negocjowania i zawierania umowy, ale także przewidzieć w jakim miejscu przedsiębiorca będzie za 3-4 lata. Najemca nie ma tu dowolności, jest ściśle ograniczany przez wynajmującego, który w ten sposób chce wpływać na optymalny miks najemców i może zachęcać kluczowych najemców przyznając im wyłączność w danych obszarach.

Jesteśmy świadkami bardzo dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości rynkowej w związku z rosnącymi cenami materiałów wykończeniowych, kosztów pracy oraz – w mniejszym zakresie – dostępności produktów (łańcuchy dostaw). To wszystko ma kapitalne znaczenie dla opłacalności projektów biurowych i handlowych, a także rozkładu ryzyka inwestycji między stronami. Szczególnie mając na uwadze fakt, że od momentu zawarcia umowy najmu do momentu realizacji prac wykończeniowych upływa często wiele czasu, nawet 18 – 24 miesiące. Sytuacja, w której strony umawiają się na wykonanie wykończenia „pod klucz” za daną kwotę, a za 1,5 – 2 lata okazuje się, że możliwe jest wykończenie pod klucz tylko połowy lokalu w ustalonym standardzie nie jest, eufemistycznie rzecz ujmując, komfortowa…

Z naszych informacji wynika, że bardzo wpływa. Szczególnie najwięksi gracze zwracają się coraz powszechniej do wynajmujących o zamrożenie poziomu czynszów na dotychczasowym poziomie. Ten proces się teraz dzieje. Należy zauważyć, że standardem w umowach najmu lokali handlowych jest aktualizowanie  poziomu czynszu o wskaźniki odwołujące się do inflacji – jeśli czynsz wyrażony jest w złotówkach, najczęściej do danych publikowanych przez GUS, jeśli w euro – do danych publikowanych przez HICP. Mając na uwadze obecną sytuację gospodarczą i niespotykany w XXI w. poziom inflacji, koszt prowadzenia biznesu w lokalach handlowych znacznie wzrośnie. Tak jak można wprowadzić klauzule waloryzacyjne, można je również wyłączyć albo ograniczyć.  To tylko jeden z kilku czynników wpływających na wzrost kosztów prowadzenia biznesu.

Oczywiście to bardzo relatywna sprawa. Dużo zależy od pozycji rynkowej stron, standardów danego podmiotu, wreszcie – od tego czyj interes w danym postanowieniu ma być zabezpieczony. I od sposobu prowadzenia negocjacji. Standardowo mamy do czynienia z dwojakimi zabezpieczeniami – kaucją albo gwarancją bankową oraz oświadczeniami o poddaniu się egzekucji w zakresie zapłaty należności określonych umową zwrotu lokalu. Negocjacje najczęściej sprowadzają się do ustalenia precyzyjnie konkretnych zobowiązań stron oraz treści samych klauzul dotyczących poddania się egzekucji – mechaniki ich wykonania. Odnośnie zaś kar umownych, mają one psychologiczny charakter i dają poczucie ułatwienia dochodzenia roszczeń ze względów dowodowych. Poczucie nie zawsze zasadne ze względu na kodeksową instytucję miarkowania kar umownych. Niewątpliwie jednak ułatwiają negocjacje w sytuacjach spornych. Zresztą kary umowne zazwyczaj są powiązane z możliwością pociągnięcia gwarancji bankowej lub nadania klauzuli wykonalności oświadczeniu o poddaniu się egzekucji. Zdarza się niestety, że gwarancja bankowa jest istotnym orężem wynajmujących w walce z najemcami, jako że – ze względu na charakter tej instytucji – pozwala na efektywne wyegzekwowanie należności. Nawet takiej, która jest sporna między stronami.

Gdybym miał wskazać tylko jedną klauzulę, to byłyby to postanowienia związane z doręczeniami. Szczególnie w razie sporu ważnym jest by skutecznie doręczyć drugiej stronie swoje oświadczenie – o wypowiedzeniu umowy, o żądaniu zaprzestania naruszeń, o zapłatę. Często od możliwości wykazania doręczenia i jego daty zaczynają liczyć się terminy mające fundamentalne znaczenie dla możliwości podnoszenia roszczeń w postępowaniu sądowym. Ważnym jest zatem by zarówno forma (często: „pisemna pod rygorem nieważności”, a więc nie skan) jak i sposób doręczenia (np. wyłącznie: listem poleconym, przesyłką kurierską albo osobiście) określone w umowie zostały zachowane.

Niestety, jak wszyscy wiemy podatki często się zmieniają. Jednak od lat każdy podatnik wynajmujący lokal podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym. W niektórych sytuacjach można zastanawiać się nad właściwą formą opodatkowania, przykładowo osoby fizyczne mogą opodatkowywać przychody z wynajmu w ramach działalności gospodarczej lub jako tzw. najem prywatny ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Mniejsi podatnicy mogą również korzystać ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem VAT usługi najmu. Przepisy podatkowe dotyczące rynku nieruchomościowego, jak i praktyka organów podatkowych również ewoluują. Przykładowo od 2021 r. wprowadzono szczególne rozwiązania i dodatkowe obowiązki dla spółek nieruchomościowych. W związku z wprowadzeniem opodatkowania CIT estońskim, organy podatkowe niekorzystnie interpretują wynajem nieruchomości przez wspólnika w spółce korzystającej z takiego opodatkowania. Takie podejście związane jest z szeroko rozumianym uszczelnianiem systemu podatkowego, co powoduje jeszcze większe skomplikowanie i tak trudnych przepisów podatkowych.  

Tak, Polski Ład wprowadził dużo zamieszania w podatkach,  w tym w zakresie opodatkowania najmu. Szczególnie dotyczy to opodatkowania budynków i lokali mieszkalnych, m.in. wyłączono z kosztów podatkowych odpisy amortyzacyjne od takich budynków i lokali. Ponadto, od 2022 r. spółki nieruchomościowe mogą zaliczać do kosztów podatkowych odpisy amortyzacyjne od budynków i lokali usługowych jedynie do wysokości odpisów amortyzacyjnych dokonywanych dla celów rachunkowych.

Szczególną uwagę należy zwrócić na postanowienia dotyczące opłat eksploatacyjnych, fit-outów oraz kar umownych. Jak widać z praktyki interpretacyjnej i orzeczniczej te tematy budzą najwięcej kontrowersji i należy odpowiednio je uregulować w umowach najmu.