Mediacja, mediator i pełnomocnik

Wbrew pozorom, odpowiedź na to pytanie nie jest prosta. Przede wszystkim na próżno szukać legalnej definicji mediacji w którejkolwiek z polskich ustaw procesowych – kodeksie postępowania cywilnego, karnego czy administracyjnego. Oczywiście można próbować rekonstruować zawartość tego pojęcia na podstawie poszczególnych przepisów, jednak wciąż nie uzyskamy odpowiednika np. art. 3. lit a) Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2008/52/WE z dnia 21 maja 2008 r. w sprawie niektórych aspektów mediacji w sprawach cywilnych i handlowych.
Z uwagi na powyższe, funkcjonuje wiele definicji mediacji, o różnej konstrukcji i zawartości. Można także przy tym spotkać się z terminem koncyliacja, jednak obecnie coraz powszechniej uznaje się, że to właśnie mediacja jest wystarczająco pojemnym pojęciem oznaczającym sposób rozwiązywania sporu, rządzący się sobie właściwymi zasadami, w trakcie którego strony przy pomocy mediatora i często w asyście pełnomocników profesjonalnych starają się znaleźć możliwe rozwiązanie ich sporu.
Można wskazać, że brak definicji legalnej działa na korzyść mediacji, ponieważ wpływa na dużą elastyczność tego sposobu rozwiązywania sporów. Innymi słowy, tak długo jak w takich negocjacjach występuje neutralna i bezstronna strona (mediator), prawo nie sprzeciwia się, aby uznać je za mediację.

Prawo polskie nie zawiera jednej „ustawy o mediacji” albo „ustawy o mediatorze”, dlatego odnalezienie wszystkich potrzebnych przepisów niejednokrotnie może być problematyczne. Tytułem przykładu: z jednej strony mediacja musi wpasować się w nakazany schemat proceduralny, a z drugiej jej wynik powinien odpowiadać prawu materialnemu, nie tylko lakonicznie regulowanej przez kodeks cywilny umowie ugody, ale także innym wymogom, wyznaczającym dopuszczalne ramy treściowe. Fakt ten uzasadnia zapotrzebowanie na przekrojowe zestawienie prawa i mediacji, ułatwiające odnalezienie się w tych przepisach.

Trudno jest uniknąć przepisów w mediacji, ale można zaryzykować stwierdzenie, że prawo zajmuje dalsze miejsce w praktyce mediacji. Od mediatora wymaga się bowiem całego zestawu narzędzi z różnych dziedzin takich jak psychologia czy socjologia, co zapewnia stronom efektywną pomoc w dojściu do porozumienia. Stąd trudno jest poprzestać jedynie na wyjaśnieniu regulacji prawnych, bez odniesienia się np. do pojęcia konfliktu i sporu, teorii negocjacji czy narzędzi składających się na tzw. aktywne słuchanie.

W tym kontekście należy przywołać najbardziej rozpowszechnione rozróżnienie na mediację facylitatywną i ewaluatywną, znajdujące swoje odbicie nawet w prawie – chociażby w art. 1833a kodeksu postępowania cywilnego. Dodatkowo jawi się tutaj możliwość organizowania spotkań wspólnych i indywidualnych, przyjmujących nawet formę mediacji wyłącznie pośredniej, w której strony w ogóle nie spotykają się przy wspólnym stole. To jednak wciąż nie byłby pełny obraz tego sposobu rozwiązywania sporów. Każdy mediator wnosi bowiem swój indywidualny styl do prowadzonych przez siebie rozmów. Dlatego w tej profesji tak ważna jest wymiana najlepszych praktyk i ukazanie własnego spojrzenia. Dopiero bowiem taki zbiór pozwala ukazać różnorodność mediacji, a następnie wykorzystanie jej we własnej praktyce.

Jest to relatywnie nowa koncepcja, postulująca przy analizie danego sporu rozważenie różnych metod jego rozwiązania. Zrywa ona z pewnym automatyzmem, zgodnie z którym sytuacja konfliktowa jest oddawana pod rozstrzygnięcie sądu, a niejako powraca do stron, które aktywnie uczestniczą w doprowadzeniu do konsensusu. Innymi słowy, spór powinien zostać poddany diagnozie, która ma ukazać najbardziej efektywną drogę dojścia do rozwiązania. W tym kontekście mediacja stanowi jedną z odpowiedzi, tym bardziej że przy braku zawarcia ugody nie uniemożliwia ona wejścia (czy powrotu) na drogę sądową.

Takie traktowanie mediacji stanowiłoby jej mocne spłaszczenie i niewykorzystanie wszystkich dostępnych jej narzędzi. Ważną częścią mediacji jest wymiana informacji, która wykorzystuje chociażby wyżej wspomniane aktywne słuchanie. W ten sposób strony uzyskują możliwość poznania odmiennych perspektyw i niejednokrotnie umożliwia wyrażenie emocji w zupełnie innym środowisku niż na sali sądowej. Oczywiście propozycje ugodowe również stanowią element mediacji, która w tym zakresie także oferuje dodatkowe możliwości generowania opcji, umożliwiające elastyczne dostosowanie rozwiązania do potrzeb i interesów stron.
„Wspólna wersja” w kontekście mediacji ma dość wąskie znaczenie. W przeciwieństwie do rozstrzygnięcia sądowego, zawarcie ugody nie wymaga ustalenia jednego przebiegu zdarzeń, które wszystkie strony musiałyby zaakceptować. Wystarczającym jest znalezienie rozwiązania, które znajdzie swój wyraz w ugodzie zawartej pomiędzy stronami.

Mediacja dopuszcza prowadzenie rozmów w sposób zdalny. Zyskało to szczególne znaczenie w obliczu pandemii COVID-19 – dzięki spotkaniom online strony wciąż mogą prowadzić rozmowy bez obawy o własne bezpieczeństwo. Jednocześnie taki sposób prowadzenia mediacji wpisuje się w trend informatyzacji różnych usług, stanowiący znaczne udogodnienie i zapewniający optymalizację kosztów.
Często można spotkać się ze stwierdzeniem, że komunikator internetowy nie jest w stanie w pełni zastąpić spotkania osobistego, jednak należy wskazać, że technologia umożliwia dodanie do mediacji takich możliwości jak np. jednoczesne redagowanie dokumentów, co może mieć bardzo pozytywny skutek np. przy analizowaniu wzajemnych rozliczeń stron czy konstruowaniu projektu ugody.
W przypadku mediacji online, zwłaszcza prowadzonej na podstawie postanowienia sądu o skierowaniu stron do mediacji należy rzecz jasna zwrócić uwagę na parę przepisów, które determinują możliwe ramy wykorzystania technologii. Niemniej jednak, przy ich poszanowaniu, możliwe jest zarówno zdalne prowadzenie rozmów, jak i wymiana koniecznych dokumentów.

Z mediacją kojarzy się przede wszystkim jej poufność. To ona zapewnia, że strony mogą otwarcie rozmawiać, bez obawy, że zaproponowane ustępstwo czy kształt ugody zostaną następnie wykorzystane np. w postępowaniu sądowym, z czym skorelowane są odpowiednie przepisy prawa. Dodatkowo, to właśnie mediacja jako jedyny sposób rozwiązywania sporów oferuje rozmowę wyłącznie jednej strony z mediatorem, który nie może ujawnić przebiegu takiego spotkania indywidualnego bez wyraźnego upoważnienia. Ma ono przez to swoją specyfikę, różną od wspólnych negocjacji przy jednym stole i także wspomaga wypracowanie możliwego rozwiązania.
Można w tym miejscu wskazać ponadto na zasadę dobrowolności, która choć może doznawać ograniczeń prawnych, przez cały czas determinuje przebieg rozmów. Mediacja rządzi się także innymi zasadami, niektóre z nich jak np. odformalizowanie dotyczą samego sposobu jej prowadzenia, a inne, przykładowo neutralność, dotyczą mediatora.

Powodów jest co najmniej kilka. Po pierwsze – niepewność co do rozstrzygnięcia. Chociaż każda strona uczestnicząc w postępowaniu sądowym zakłada wygraną na swoją rzecz, nigdy nie może w stu procentach być pewna tego stanu rzeczy. Mediacja z kolei rządzi się innymi kryteriami, nie wymaga ustalania odpowiedzialności i dlatego wypracowana ugoda może w większym stopniu odpowiadać rzeczywistym interesom stron.
To także ujawnia drugi powód rezygnacji z batalii sądowej. Mediacja zapewnia elastyczność uregulowania wzajemnych stosunków stron. Innymi słowy, w toku rozmów mediacyjnych można znaleźć takie rozwiązanie, które nie byłoby możliwe do uzyskania w drodze rozstrzygnięcia sądu. Ugoda to bowiem umowa pomiędzy stronami, gdzie strony w granicy swobody kontraktowania mogą zawrzeć wszelkie odpowiadające im postanowienia, a więc przykładowo nie tylko rozwiązujące sytuację z przeszłości, ale także strukturyzujące ich przyszłą współpracę.

Zarówno pełnomocnicy, jak i mediatorzy mają odmienne role do spełnienia i trudno jest stwierdzić, że którakolwiek z tych grup może siebie wzajemnie zastąpić. Pełnomocnikami zawsze muszą kierować interesy reprezentowanej strony, co ogranicza im pole działań koncyliacyjnych. Mediator z kolei może doprowadzić do zmiany dynamiki prowadzonych rozmów, a poprzez stosowane narzędzia maksymalizuje prawdopodobieństwo dojścia do ugody.
Należy również wskazać, że te umiejętności znajdują szersze zastosowanie niż tylko w mediacji. Stwierdzenie to nie ogranicza się wyłącznie do praktyki prawniczej, ale odnosi się także do wielu innych zawodów, wymagających narzędzi zarządzających czy moderujących.

Podobnie jak w przypadku poprzedniego pytania, wynika to z różnicy w roli, która mają spełnić poszczególni uczestnicy rozmów. Mediator bowiem musi zachować bezstronność i neutralność, co w pewnym uproszczeniu oznacza niemożność udzielania porad prawnych. Jednocześnie można stwierdzić, że strona może nie być świadoma konotacji prawnych wypływających z jej wypowiedzi. Wreszcie także na etapie formułowania ugody mediator może mieć ograniczone pole działania. Te przykłady pokazują, że nie tylko w postępowaniu sądowym potrzebny jest pełnomocnik, a jego rola w mediacji może przejawiać się także w tym, że niejako odciąży klienta od tematów, z którymi mandant nie czuje się komfortowo i dzięki obecności prawnika także te kwestie zostaną zaadresowane w trakcie rozmów.

Wyżej wskazane przykłady wskazują na interdyscyplinarność mediacji w wielu wymiarach i szerokie zastosowanie jej narzędzi. Paradoksalnie – mogą to być także osoby, którym prawo zakazuje mediowania, jak np. czynni zawodowo sędziowie, gdyż chociaż nie będą obecni na sali mediacyjnej, to zgłębienie tej tematyki ułatwi im dalsze stosowanie tej instytucji w prowadzonych postępowaniach. Widoczny jest ponadto ogólny trend w regulacjach prawnych, które w coraz większym stopniu faworyzują konsensualne metody rozwiązywania sporów.
Odchodząc z kolei od prawa i zawodów prawniczych, można ogólnie stwierdzić, że każdy w życiu zawodowym czy osobistym spotyka się z konfliktami, które wymagają interwencji i odpowiedniego działania. Narzędzia mediacyjne dostarczają odpowiedzi na takie sytuacje, co z kolei pozwoli na dopasowanie reakcji nawet na bardzo wczesnym etapie sporu.