KSeF – 12 najważniejszych pytań i odpowiedzi

Nie. Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga uwierzytelnienia:
1) kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo
2) kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną albo
3) podpisem zaufanym albo
4) wygenerowanym przez Krajowy System e-Faktur, po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego w sposób, o którym mowa w pkt 1-3, ciągiem znaków alfanumerycznych, z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych, przypisanym do podatnika lub podmiotu uprawnionego i jego uprawnień
– oraz weryfikacji posiadanych uprawnień.
W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością konieczne będzie wskazanie reprezentanta na druku ZAW-FA, aby wspólnik, który został wskazany na formularzu mógł się zalogować do KSeF. Następnie ten wspólnik, który jest wskazany na druku ZAW-FA, aby zalogować się do KSeF musi posiadać profil zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny. Po zalogowaniu się do KSeF będzie mógł nadać uprawnienie drugiemu wspólnikowi. Nie ma możliwości jednoczesnego wskazania dwóch osób jako reprezentantów na druku ZAW-FA.

Podatnik może upoważnić kolejną osobę fizyczną do pracy w KSEF. W tym przypadku osoba upoważniona, zgłoszona jako „reprezentant” nie musi być związana żadną umową z organizacją. Można zatem nadać uprawnienia dla pracownika, sąsiada.
Przykład:
Monika Nowak i Andrzej Nowak są wspólnikami spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Mają trzech pracowników. Jednakże w trakcie miesiąca jeden z pracowników, kierownik sklepu porzucił pracę. Był on zgłoszony jako reprezentant spółki z o.o.. W takim wypadku, należałoby zgłosić przez ZAW-FA inną osobę będącą reprezentantem.

KSEF umożliwia wysyłkę interaktywną (pojedyncze faktury są przesyłane do KSEF) lub wysyłkę wsadową (paczkę faktur). Przy wysyłce wsadowej jest możliwość wysłania do wielu faktur. Przy czym, jeżeli któraś z faktur w paczce zostanie odrzucona przez KSEF, ze względu np. na niezgodność faktury ze schemą, wtedy cała paczka zostanie odrzucona i nie przejdzie do KSEF. Dobrym rozwiązaniem jest ustalenie, czy w przedsiębiorstwie faktury będą wysyłane codziennie, czy w któreś dni w tygodniu.

W projekcie rozporządzenia z 23 listopada 2023 roku wskazano, iż kody weryfikujące są przedstawione w postaci dwuwymiarowego, kwadratowego kodu graficznego QR zgodnego z normą ISO/IEC 18004:2015 wraz z podaniem w przypadku faktury ustrukturyzowanej numeru identyfikującego te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, a w przypadku faktur w trybie awarii, niedostępności lub problemów technicznych po stronie podatnika ( o których mowa w art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług)  oznaczenia „OFFLINE”. Oznacza to, iż w przypadku gdy system działa prawidłowo kod weryfikujący będzie zawierał numer identyfikujący fakturę w systemie, a zatem będzie możliwe jego wygenerowanie dopiero po przesłaniu faktury i nadaniu jej numeru identyfikującego ją w KSeF. Z kolei w przypadku, gdy do czynienia mamy z awarią, niedostępnością czy problemem technicznym po stronie podatnika będzie to możliwe po wygenerowaniu faktury, ale w związku z brakiem możliwości przesłania faktury do KSeF odbędzie się to offline.

W przypadku, kiedy podatnik nie ma możliwości przesłania faktury ustrukturyzowanej musi wystawić fakturę według struktury logicznej, przy czym może oczywiście ją nabywcy udostępnić w wersji wydrukowanej. Jednak w takiej sytuacji podatnik nie wystawia jakiejkolwiek faktury, tylko wyłącznie według struktury logicznej, a po jej wydrukowaniu musi się upewnić, że jest oznaczona kodem QR.

W przypadku dostaw towarów i świadczenia usług, dla których obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, przeliczenia na złote podatnik może dokonać według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienie faktury przez podatnika, pod warunkiem że faktura ustrukturyzowana została wystawiona nie później niż następnego dnia po dniu jej wystawienie. Oznacza to, iż w takiej sytuacji nieprawidłowo przeliczono podatek VAT i konieczne będzie skorygowanie wystawionej faktury, tak, aby dokonać przeliczenia podatku VAT według kursu z dnia poprzedzającej jej wystawienie. W tym przypadku powinno się użyć kursu z dnia 2 sierpnia 2024 roku.

W przypadku faktur ustrukturyzowanych, które zostały przesłane do Krajowego Systemu e-Faktur nie ma możliwości jej anulowania. Jeśli chodzi jednak o faktury inne niż ustrukturyzowane to jest nadal możliwość anulowania faktury. Należy jednak pamiętać, iż w takim przypadku anulowanie faktury dopuszczalne jest przy zachowaniu łącznie dwóch warunków:
– anulować można jedynie fakturę wystawioną w związku z transakcją, która nie miała miejsca
– tylko, wtedy gdy nie wprowadzono do obrotu, czyli nie wręczono jej skutecznie nabywcy.

Niestety, ale od 1 lipca 2024 roku w przypadku podatników w odniesieniu do których pojawi się obowiązek wystawiania faktury ustrukturyzowanych nie będzie możliwości podczas przesyłania faktury ustrukturyzowanej dołączenia załączników. Załączniki te mogą być przesłane nabywcy odrębnie np. mailem czy pocztą tradycyjną. Ewentualnie podatnik może skorzystać z trzech pól tekstowych ( każde po 3 500 znaków) w których może umieścić dowolne informacje. Jeśli jednak forma tekstowa lub liczba znaków wystawcy faktury nie odpowiada to jak wskazano powyżej należy załączniki przesłać nabywcy odrębnie np. mailem czy pocztą tradycyjną.

W przypadku WNT faktura trafi do Krajowego Systemu e-Faktur tylko jeśli jest wystawiona przez podatnika posiadającego działalność gospodarczą lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce ( i w związku z tym stałym miejscem prowadzenia działalności gospodarczej wystawiona jest ta faktura na WNT).
Jeśli jednak faktura na WNT wystawiona jest przed podatnika nieposiadającego działalność gospodarczą lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, wtedy taka faktura nie trafia do KSeF.

W zakresie w jakim stowarzyszenie (organizacja pożytku publicznego) nieprowadzące działalności gospodarczej (zwolnione z podatku VAT) prowadzące zakład opiekuńczo leczniczy i na podstawie art. 106b ustawy o podatku VAT wystawiające faktury dla Narodowego Funduszu Zdrowia będą mieć obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych od 1 stycznia 2025 roku. W większości przypadków za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur będzie także pozyskiwało faktury od swoich dostawców.

Od 1 stycznia 2025 roku, w sytuacji gdy jest awaria i zostanie w tym okresie wystawiona faktura ustrukturyzowana, a podatnik nie prześle faktory do Krajowego Systemu e-Faktur w ciągu 7 dni roboczych od ustania awarii, wtedy naczelnik urzędu skarbowego nakłada, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur. Karę pieniężną uiszcza się, bez wezwania naczelnika urzędu skarbowego, na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji o nałożeniu tej kary.

Generalnie biuro rachunkowe może otrzymywać faktury ustrukturyzowane bezpośrednio z Krajowego Systemu e-Faktur po uzyskaniu tokenu lub uprawnień od klienta. Trzeba tu jednak zwrócić uwagę, iż konieczna będzie weryfikacja tych faktur przez klienta, ich opisanie etc. Zdarzyć się bowiem może, że coś będzie wydatkiem prywatnym, że zostanie na przedsiębiorcę wystawiona nieprawidłowa faktura, a zatem biuro nie może pobierając faktur z automatu ich księgować. Jeśli jednak wypracuje sobie pewien model współpracy z klientem to oczywiście taka możliwość także będzie.