Koszty uzyskania przychodów w działalności gospodarczej
Koszty uzyskania przychodów mogą budzić wiele wątpliwości zwłaszcza wśród osób, które dopiero zaczęły prowadzić własną działalność gospodarczą. Każdy przedsiębiorca rozliczający się na zasadach ogólnych (skala podatkowa) lub liniowo dąży do uzyskania i wykazania wysokich kosztów przychodów, co wpływa na zmniejszenie podstawy opodatkowania. Czym dokładnie są koszty uzyskania przychodów i jakie wydatki można do nich zaliczyć w 2022 roku?
Czym są koszty uzyskania przychodów w działalności gospodarczej?
Koszty uzyskania przychodów w działalności gospodarczej to wszelkie wydatki poniesione przez przedsiębiorcę celem uzyskania przychodów lub utrzymania ich źródła – na co wskazuje art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Nie oznacza to jednak, że wszystkie wydatki wpisujące się w tę definicję mogą być zakwalifikowane jako koszty uzyskania przychodów – w art. 23 tej samej ustawy przedstawiony został szeroki wykaz wydatków, które nie mogą być za nie uznane, są to m.in.:
- wydatki związane z nabyciem gruntów,
- podatki od spadków i darowizn,
- odpisy amortyzacyjne przekraczające 150 000 zł w przypadku samochodów osobowych,
- koszty reprezentacyjne,
- odsetki z tytułu nieterminowej spłaty zobowiązań podatkowych i budżetowych.
dostępne online w księgarni Profinfo.pl
Jak już wspomniano lista przedstawiająca wyłączenia od kosztów uzyskania przychodów jest długa, powyższe przykłady celnie ukazują ich poziom ich zróżnicowania, w razie wątpliwości warto sięgnąć do art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Koszty uzyskania przychodów w działalności gospodarczej to ważny czynnik podczas obliczania dochodu, który oblicza się poprzez pomniejszenie o nie przychodu. Co ważne – od dochodu (po uwzględnieniu rozliczonych składek ZUS) odprowadzany jest podatek dochodowy.
Przykłady kosztów uzyskania przychodów w działalności gospodarczej w 2022 roku
Wydatki, które przedsiębiorca planuje zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, warto dokładnie przeanalizować – niektóre z nich tylko pozornie spełniają określone warunki, mimo że realnie wpływają na uzyskanie przychodów. Podstawową cechą, która wskazuje, iż wydatki najprawdopodobniej mogą być zaliczane do kosztów, jest jasny związek z prowadzoną działalnością, ponadto wydatek nie może dawać podstaw do podejrzeń, iż powinien być zaklasyfikowany jako koszt prywatny. Warto wiedzieć, że w przypadku zaistnienia jakichkolwiek podejrzeń o osobisty charakter wydatku, urząd może go zakwestionować i nie uznać go za koszt uzyskania przychodów, w takiej sytuacji jedyną możliwością jest wniosek o wydanie podatkowej interpretacji indywidualnej.
Dokumentowanie kosztów uzyskania przychodów
Spełnienie powyższych wymogów nadal może nie być wystarczające, by wydatek został uznany za koszt uzyskania przychodów w działalności gospodarczej. Ogromne znaczenie ma bowiem również odpowiednie udokumentowanie wydatku – kwestie te reguluje rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Paragraf 11 ust. 3 rozporządzenia wskazuje, że za dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księdze uznaje się:
- faktury, faktury VAT RR (dokument zakupu produktów rolnych i niektórych usług od rolników ryczałtowych), rachunki oraz dokumenty celne,
- dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, które muszą zawierać m.in. datę wystawienia dokumentu, kwotę, podpis osoby wystawiającej dokument,
- inne dowody wymienione w § 12 i § 13 rozporządzenia, które stwierdzają fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z rzeczywistym przebiegiem, które powinny zawierać m.in. wiarygodne określenie stron uczestniczących w transakcji, datę wystawienia dowodu, przedmiot operacji gospodarczej, podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.
Dowody księgowe powinny figurować w języku polskim, a ich treść musi być sporządzona w sposób jasny i pełny, przepisy wymagają również odpowiedniego ich oznaczania. W sytuacji, gdy dokument jest wystawiony w innej walucie niż polska, przedsiębiorca ma obowiązek przeliczyć zawarte kwoty na rodzimą walutę.
