Forma prawna działalności gospodarczej 2023. Jaką wybrać? Poznaj wady, zalety i różnice

Podatnik, który decyduje się na założenie własnej firmy, musi przede wszystkim wybrać formę prawną swojej działalności. Ma to kluczowe znaczenie dla późniejszych kosztów prowadzenia działalności, sposobu jej rejestracji, a także opodatkowania i odpowiedzialności osobistej za zobowiązania firmy. Od wyboru konkretnej formy prawnej zależne są w zasadzie wszystkie czynniki związane z jej dalszym funkcjonowaniem.

Formy prawne prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce

Forma prawna działalności gospodarczej ma duże znaczenie dla działalności firmy, wpływając przede wszystkim na sposób jej rozliczania się z fiskusem. Określa ona również możliwości i ograniczenia działalności, a także decyduje o sposobie kierowania przedsiębiorstwem.

Obecne przepisy dopuszczają zmianę i przekształcenia formy prawnej firmy, jednak w wielu przypadkach wiąże się to z długotrwałym i czasochłonnym procesem. Ważne jest więc, aby przed założeniem firmy dobrze zastanowić się nad wyborem odpowiedniej formy prawnej, a także rozstrzygnąć, czy chcemy prowadzić firmę samodzielnie czy może wraz ze wspólnikami.

Prawo pozwala na założenie firmy w ramach:

1. indywidualnej działalności gospodarczej
2. spółki cywilnej
3. spółek handlowych:
4. osobowych (jawna, partnerska, komandytowa oraz komandytowo-akcyjna)
5. kapitałowych (spółka z o.o., spółka akcyjna oraz prosta spółka akcyjna)

Niektóre formy prawne działalności wiążą się ze szczególnymi ograniczeniami, inne z kolei są przeznaczone wyłącznie dla określonej grupy osób.

Jednoosobowa działalność gospodarcza

Ten rodzaj działalności gospodarczej, tzw. samozatrudnienie, jest najprostszym i zarazem najszybszym sposobem na założenie firmy.

Wystarczy złożyć wniosek o wpis działalności do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i na tej podstawie można rozpocząć działalność gospodarczą. Dodatkowo dzięki wnioskowi CEIDG-1 możliwa jest rejestracja do ubezpieczeń społecznych.  Przepisy nie przewidują w tym przypadku konieczności wniesienia kapitału początkowego. Ponadto przedsiębiorcy, których przychody nie przekraczają równowartości 2 000 000 euro, mogą korzystać z prowadzenia uproszczonej księgowości (księgi przychodów i rozchodów, ryczałt ewidencjonowany lub karta podatkowa).

Zalety:

• odformalizowane rozpoczęcie działalności
• uproszczona księgowość
• brak wymagań dotyczących wniesienia kapitału początkowego

Wady:

• za zobowiązania firmy przedsiębiorca odpowiada całym swoim majątkiem
• rozwój przedsiębiorstwa i jego funkcjonowanie zależne jest od jednej osoby
• przedsiębiorca jest zobowiązany do opłacania zobowiązań względem ZUS

Spółka cywilna

Do założenia spółki cywilnej niezbędnych jest minimum dwóch wspólników, którzy podpiszą stosowną umowę i złożą formularze CEiDG w Urzędzie Gminy. Wszyscy założyciele spółki cywilnej odpowiadają za zobowiązania firmy solidarnie. Najważniejszą korzyścią wynikającą z założenia spółki cywilnej jest możliwość maksymalizacji kapitału. Im większa liczba wspólników, tym większy budżet spółki, a co za tym idzie szersze możliwości wypracowania większych zysków.

Zalety:

• szybkie i proste rozpoczęcie działalności
• niskie koszty założenia spółki
• prosta struktura
• brak wymagań posiadania kapitału początkowego
• możliwość maksymalizacji kapitału

Wady:

• odpowiedzialność całym majątkiem osobistym
• brak osobowości prawnej
• brak szczegółowych regulacji prawnych odnośnie rozstrzygania ewentualnych konfliktów wewnętrznych

Spółka jawna

Spółka jawna zaliczana jest do spółek osobowych, a jej działanie reguluje kodeks prawa handlowego. Spółka może zostać stworzona przez dowolną ilość wspólników, którzy są zobowiązani odprowadzać podatek dochodowy od osób fizycznych, ponieważ sama spółka nie jest podatnikiem. W celu jej rejestracji niezbędne jest zawarcie umowy spółki na piśmie oraz zarejestrowanie jej w KRS.

Zalety:

• podmiotowość prawna
• łatwość założenia
• niskie koszty założenia spółki
• umowa spółki nie wymaga formy aktu notarialnego
• duża swoboda kształtowania postanowień umowy spółki
• brak określenia minimalnych wkładów
• jednokrotne opodatkowanie wspólników
• możliwość skorzystania ze zwolnienia z VAT

Wady:

• obowiązek wpisu spółki do rejestru
• odpowiedzialność wspólników całym swoim majątkiem osobistym
• konieczność opłacania składki zdrowotnej
• ryzyko obowiązku zapłaty daniny solidarnościowej

Spółka partnerska

Ta forma prawna działalności gospodarczej jest zarezerwowana wyłącznie dla osób uprawnionych do wykonywania konkretnych zawodów określonych (art. 88 Kodeksu spółek handlowych), np. architekci, lekarze, adwokaci, fizjoterapeuci, księgowi, pielęgniarki itd. Wszyscy partnerzy spółki muszą być osobami fizycznymi.

Warunkiem koniecznym do założenia spółki partnerskiej jest sporządzenie umowy spółki, która powinna być zawarta na piśmie pod rygorem nieważności (art.92 ksh), oraz jej rejestracja w KRS. Spółka partnerska nie płaci podatku dochodowego. Zobowiązani są do tego wspólnicy – każdy z nich indywidualnie uiszcza podatek. Partnerzy mają do wyboru opodatkowanie podatkiem dochodowym od osób fizycznych na zasadach ogólnych lub opodatkowanie podatkiem liniowym. Nie mogą natomiast skorzystać z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Zalety:

• ograniczona odpowiedzialność partnerów
• możliwość powołania zarządu
• stosunkowo niskie koszty rejestracji
• możliwość prowadzenia uproszczonej księgowości
• brak podwójnego opodatkowania
• brak konieczności posiadania minimalnego kapitału początkowego

Wady:

• brak osobowości prawnej spółki partnerskiej
• konieczność rejestracji spółki w KRS
• zakończenie działalności spółki dopiero z chwilą wykreślenia jej z rejestru
• opodatkowanie i składki ZUS
• ograniczona możliwość doboru osoby partnera (wyłącznie osoby fizyczne)

Spółka komandytowa

Spółka komandytowa to rodzaj działalności gospodarczej, w której jeden ze wspólników (komplementariusz) odpowiada bez ograniczeń za zobowiązania spółki. Natomiast odpowiedzialność pozostałych wspólników (komandytariuszy) jest ograniczona do sumy komandytowej, którą określa się w umowie spółki.

Jest to bardzo dobra forma prawna działalności gospodarczej dla podmiotów o różnym potencjale finansowym (np. jeden z podmiotów ma niezbędny kapitał, natomiast drugi pomysł na biznes). Do zapłaty podatku dochodowego zobowiązani są poszczególni wspólnicy, ponieważ sama spółka komandytowa nie płaci podatku. Natomiast jej księgowość musi być prowadzona w pełnym zakresie, zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości.

Zalety:

• prosty model organizacji z możliwością założenia spółki przez Internet
• brak ustalonego kapitału zakładowego (w przepisach nie ma wskazanej minimalnej wysokości wkładów, które muszą wnieść wspólnicy)
• brak podwójnego opodatkowania (spółka nie rozlicza się z podatku dochodowego, zysk podlega opodatkowaniu u wspólników spółki tylko raz)
• przepisy nie ograniczają ilości inwestycji
• wspólnikami mogą być osoby prawne

Wady:

• pełna odpowiedzialność za zobowiązania spółki przez komplementariusza
• minimalny wpływ komandytariusza (problem pojawia się w sytuacji, gdy komandytariusz chciałaby się zaangażować w sprawy spółki)
• trudność likwidacji (najczęściej po zakończeniu działalności firmy dochodzi do sporów majątkowych między byłymi partnerami, które rozstrzygane są w sądzie)
• przy założeniu spółki wymagane jest sporządzenie aktu notarialnego

Spółka komandytowo-akcyjna

Spółka komandytowo-akcyjna jest odrębnym rodzajem spółki prawa handlowego, która łączy w sobie cechy dwóch typów spółek – akcyjnej i komandytowej.

Podstawą funkcjonowania tej spółki jest statut, który stanowi jeden z elementów umowy założycielskiej spółki. Statut powinien zostać podpisany przez wszystkich komplementariuszy, a akcjonariusze powinni wyrazić pisemną zgodę na powstanie spółki oraz brzmienie statutu.

Spółka komandytowo-akcyjna jest drugą spółką prawa handlowego z największym kapitałem zakładowym w wysokości 50 tysięcy złotych. Spółka powinna prowadzić księgowość w pełnym zakresie. Spółkę tę wyróżnia również fakt, że występują w niej zarówno komplementariusze, jak i akcjonariusze, którzy odpowiadają za odrębne dziedziny działalności firmy. Akcjonariusze, co do zasady, nie odpowiadają za zobowiązania spółki komandytowo-akcyjnej. Natomiast komplementariusz ponosi odpowiedzialność nieograniczoną.

Zalety:

• możliwość pozyskiwania kapitału poprzez emisję akcji
• brak odpowiedzialności akcjonariuszy za zobowiązania
• komplementariusz ma wpływ na działania spółki
• komplementariusz może pełnić funkcje akcjonariusza

Wady:

• status musi mieć formę aktu notarialnego
• wysoki minimalny kapitał zakładowy (50 000 zł)
• wymóg prowadzenia pełnych ksiąg, co pociąga za sobą wyższe koszty
• kosztowna rejestracja spółki
• działanie akcjonariuszy w imieniu spółki może odbyć się tylko jako działanie pełnomocników

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

Spółka z o.o. to najczęściej wybierana forma prawna prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Zalicza się ją do spółek kapitałowych i może być utworzona przez jedną lub więcej osób, które są zwolnione z odpowiedzialności finansowej za jej zobowiązania. Spółka z o.o. ma osobowość prawną, a do jej założenia wystarczy 5 tysięcy złotych w postaci kapitału zakładowego.

Ten rodzaj spółki zobowiązany jest do prowadzenia pełnej księgowości, a także do składania sprawozdań finansowych. Ponadto wspólnicy muszą również uiszczać podatek PIT od wypłaconej dywidendy.

Zalety:

• brak odpowiedzialności finansowej wspólników za zobowiązania spółki, ponieważ za powstałe zobowiązania całym zgromadzonym majątkiem odpowiada spółka
• możliwość prowadzenia działalności gospodarczej na dużą skalę
• spółka nie jest tożsama ze wspólnikami, stanowi bowiem odrębny podmiot

Wady:

• konieczność wniesienia kapitału zakładowego w wysokości minimum 5000 zł
• obowiązek prowadzenia pełnej księgowości
• skomplikowany i kosztowny proces założenia spółki
• podwójne opodatkowanie dochodów

Spółka akcyjna

Spółki akcyjne należą do najbardziej złożonych spółek kapitałowych. Mogą one emitować akcje i obligacje. Są przeznaczone do prowadzenia działalności na dużą skalę. Aby spółka akcyjna mogła prowadzić swoją działalność, konieczne jest powołanie specjalnego organu w postaci zarządu, rady nadzorczej i walnego zgromadzenia. Minimalny kapitał zakładowy w spółce akcyjnej wynosi 100 tysięcy złotych. W praktyce z tej formy prowadzenia działalności gospodarczej korzystają głównie duże firmy i korporacje.

Zalety:

• podmiotowość prawna
• wyłączenie odpowiedzialności akcjonariuszy ich majątkiem osobistym
• łatwość kumulacji i pozyskiwania kapitału
• możliwa działalność na dużą skalę
• możliwość założenie jednoosobowej spółki akcyjnej

Wady:

• założenie spółki akcyjnej jest skomplikowane i kosztowne
• kapitał zakładowy spółki akcyjnej – minimum 100.000 zł
• podwójne opodatkowanie zysku spółki
• konieczność specjalistycznej obsługi prawnej i finansowej
• obowiązek prowadzenia pełnej księgowości
• sprawozdanie finansowe spółki akcyjnej

Prosta spółka akcyjna

1 lipca 2021 r. weszła w życie ustawa z dnia 19 lipca 2019 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2019 poz. 1655), która stworzyła podstawy prawne prostej spółki akcyjnej (PSA).

PSA łączy ograniczoną odpowiedzialność akcjonariuszy za zobowiązania spółki z dużą elastycznością zarówno pod kątem kształtowania wzajemnych relacji pomiędzy akcjonariuszami, jak i systemu zarządzania spółką. PSA cechuje z jednej strony brak nadmiernych formalności związanych z jej zakładaniem, a z drugiej strony nowoczesny mechanizm ochrony wierzycieli spółki.

Proste Spółki Akcyjne (PSA), które są przewidziane m.in. dla działalności typu Start-up, można rejestrować przez Internet, w ciągu jednego dnia.

Zalety:

• minimalna wysokość kapitału akcyjnego
• świadczenie usług i pracy, jako wkład do prostej spółki akcyjnej (akcje są obejmowane przez akcjonariuszy w zamian za wkłady pieniężne lub niepieniężne)
• możliwość rejestracji prostej spółki akcyjnej przez Internet
• minimum formalności związanych ze zwoływaniem i odbywaniem zgromadzeń akcjonariuszy (walne zgromadzenie akcjonariuszy zwołuje się pocztą elektroniczną na adres akcjonariusza wpisany do rejestru akcjonariuszy, na adres do doręczeń elektronicznych)
• możliwość dokonywania wypłat dla akcjonariuszy z kapitału akcyjnego
• swoboda w ustaleniu udziału akcjonariuszy w zysku prostej spółki akcyjnej
• szybsze zakończenie działalności P.S.A. w porównaniu do sp. z o.o. i S.A.
• brak obowiązku odprowadzania składek ZUS dla akcjonariuszy jednoosobowych P.S.A.

Wady:

• brak utrwalonej praktyki (niepewność co do praktycznych aspektów funkcjonowania prostej spółki akcyjnej z uwagi na nowy typ tej spółki prawa handlowego na rynku)
• brak możliwości notowania na giełdzie
• obowiązkowa rezerwa na pokrycie strat
• podwójne i potrójne opodatkowanie w prostej spółce akcyjnej