Ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Jak obliczyć? Wyliczenie ekwiwalentu w 2025

Prawo do urlopu wypoczynkowego jest jednym z fundamentalnych uprawnień pracowniczych wynikających z Kodeksu pracy. Każdy zatrudniony na podstawie umowy o pracę ma prawo do corocznego, płatnego urlopu wypoczynkowego, którego celem jest regeneracja sił i odpoczynek od obowiązków zawodowych. Jednak w praktyce nie zawsze pracownik jest w stanie wykorzystać przysługujące mu dni wolne przed zakończeniem stosunku pracy. W takich przypadkach przepisy przewidują możliwość wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, który rekompensuje niewykorzystane dni urlopowe.

Obliczanie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop nie jest procesem dowolnym – podlega ono ściśle określonym zasadom i regulacjom, które zostały określone w przepisach prawa pracy. W 2025 roku wprowadzono zmiany w zakresie dni wolnych od pracy, co wpłynęło na sposób wyliczania współczynnika ekwiwalentowego, a tym samym na końcowe wartości ekwiwalentu. Poniżej przedstawiamy szczegółowe informacje dotyczące podstaw prawnych, metod obliczania oraz praktyczne przykłady wyliczeń w różnych sytuacjach.

Podstawy prawne ekwiwalentu za niewykorzystany urlop

Podstawą prawną wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop jest art. 171 Kodeksu pracy, który stanowi, że w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracownikowi należy się ekwiwalent pieniężny. Zasada ta wynika z faktu, że prawo do urlopu wypoczynkowego jest niezbywalne – nie można się go zrzec, ale w przypadku zakończenia zatrudnienia nie ma możliwości jego wykorzystania w naturze.

Jednym wyjątkiem jest sytuacja, gdy pracodawca i pracownik zawierają nową umowę o pracę bezpośrednio po zakończeniu poprzedniej umowy, a niewykorzystany urlop może zostać przesunięty na kolejny okres zatrudnienia. Wówczas pracodawca nie ma obowiązku wypłaty ekwiwalentu, ponieważ pracownik wciąż ma możliwość wykorzystania zaległego urlopu w ramach nowej umowy.

Szczegółowe zasady obliczania ekwiwalentu określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14 z późn. zm.), które wskazuje m.in. sposób ustalania podstawy wymiaru ekwiwalentu oraz definicję współczynnika ekwiwalentowego, który odgrywa kluczową rolę w obliczeniach.

Zmiany w 2025 roku a ekwiwalent za urlop

Od 1 lutego 2025 roku Wigilia (24 grudnia) została ustanowiona ustawowo dniem wolnym. Zmiana ta, choć może wydawać się niewielka, ma bezpośredni wpływ na sposób obliczania współczynnika ekwiwalentowego, który jest niezbędny do poprawnego wyliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

W związku z tym w 2025 roku obowiązują dwa różne współczynniki ekwiwalentowe:

• Do 31 stycznia 2025 r. – współczynnik wynosi 20,83.
• Od 1 lutego 2025 r. – współczynnik wynosi 20,75.

Współczynnik ten odzwierciedla przeciętną miesięczną liczbę dni pracy w danym roku i jest obliczany według wzoru:

Współczynnik obowiązujący do 31 stycznia 2025 r.:

Współczynnik obowiązujący od 1 lutego 2025 r.:

Zmniejszenie współczynnika wynika z faktu, że dodatkowy dzień wolny redukuje liczbę dni roboczych, co wpływa na sposób przeliczenia wynagrodzenia na ekwiwalent za urlop.

Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Obliczenie ekwiwalentu składa się z kilku kroków:

1. Ustalenie podstawy wymiaru ekwiwalentu
   • Podstawę wymiaru stanowi wynagrodzenie pracownika, które obejmuje zarówno składniki stałe (np. wynagrodzenie zasadnicze), jak i składniki zmienne (np. premie, prowizje, dodatki).
   • Stałe składniki uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu.
   • Składniki zmienne oblicza się na podstawie średniej z ostatnich 3 miesięcy lub, jeśli ich wysokość istotnie się waha, z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozwiązania umowy.
2. Obliczenie ekwiwalentu za jeden dzień urlopu
   • Podstawę wymiaru wynagrodzenia dzieli się przez obowiązujący współczynnik ekwiwalentowy.
3. Obliczenie ekwiwalentu za jedną godzinę urlopu
   • Otrzymaną kwotę dzieli się przez dobową normę czasu pracy, która w większości przypadków wynosi 8 godzin.
4. Obliczenie końcowej kwoty ekwiwalentu
   • Stawkę godzinową mnoży się przez liczbę niewykorzystanych godzin urlopu.

Prawo pracy i ubezpieczeń społecznych

Sprawdź polecane przez nas publikacje

Przykłady obliczeń ekwiwalentu za urlop w 2025 roku

Przykład 1: Niepełny etat (1/2) – ekwiwalent do 31 stycznia 2025 r.

Pracownik zatrudniony na pół etatu z wynagrodzeniem 4 200 zł brutto rozwiązuje umowę 25 stycznia 2025 r., mając 4 dni (32 godziny) niewykorzystanego urlopu. Ponieważ rozwiązanie umowy następuje przed 1 lutego 2025 r., stosujemy współczynnik 20,83 odpowiednio zmniejszony dla 1/2 etatu.

1. Obliczenie współczynnika dla 1/2 etatu:
   • Pełny współczynnik do 31 stycznia 2025 r.: 20,83
   • Współczynnik dla 1/2 etatu: 20,83 × 0,5 = 10,42
2. Obliczenie ekwiwalentu za jeden dzień urlopu:
   • 4 200 zł ÷ 10,42 = 403,84 zł
3. Obliczenie ekwiwalentu za jedną godzinę:
   • 403,84 zł ÷ 8 = 50,48 zł
4. Łączna wartość ekwiwalentu:
   • 50,48 zł × 32 godziny = 1 615,36 zł brutto

Pracownik otrzyma ekwiwalent w wysokości 1 615,36 zł brutto za niewykorzystane 4 dni (32 godziny) urlopu.

Przykład 2: Pełny etat – ekwiwalent po 1 lutego 2025 r.

Pracownik zatrudniony na pełny etat z wynagrodzeniem 5 800 zł brutto rozwiązuje umowę 20 maja 2025 r., mając 6 dni (48 godzin) niewykorzystanego urlopu. Ponieważ rozwiązanie umowy przypada po 1 lutego 2025 r., stosujemy współczynnik 20,75.

1. Obliczenie ekwiwalentu za jeden dzień urlopu:
   • 5 800 zł ÷ 20,75 = 279,52 zł
2. Obliczenie ekwiwalentu za jedną godzinę:
   • 279,52 zł ÷ 8 = 34,94 zł
3. Łączna wartość ekwiwalentu:
   • 34,94 zł × 48 godzin = 1 677,12 zł brutto

Pracownik otrzyma ekwiwalent w wysokości 1 677,12 zł brutto za niewykorzystane 6 dni (48 godzin) urlopu.

Choć teoretycznie wyliczenie ekwiwalentu można przeprowadzić samodzielnie, to w praktyce błędy wynikające z nieprawidłowego uwzględnienia składników wynagrodzenia czy niewłaściwego zastosowania przepisów zdarzają się dość często. W związku z tym zarówno pracownicy, jak i pracodawcy powinni dbać o to, aby wszelkie rozliczenia były przejrzyste i zgodne z aktualnymi regulacjami. Warto również pamiętać, że w razie wątpliwości można skorzystać z pomocy działu kadr, księgowości lub specjalistów ds. prawa pracy, którzy pomogą zweryfikować poprawność obliczeń.