Co trzeba wiedzieć o KSeF?

Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF, zmieni polskie firmy, organizacje i jednostki samorządu terytorialnego. Żadne inne rozwiązanie legislacyjne w ostatnich latach nie będzie miało takiego wpływu na prowadzenie działalności i żadne nie wymaga tak szeroko zakrojonych przygotowań. Od 1.07.2024 r. dominująca większość faktur w Polsce będzie miała format elektroniczny, zgodny z zawierającym ponad 300 pól wzorem, oraz będzie wystawiana i odbierana przez centralny system Ministerstwa Finansów.

Niewystarczająco staranne przygotowanie się do tej rewolucji może utrudnić lub uniemożliwić prowadzenie działalności. Przemyślane wdrożenie KSeF może być jednak bardzo korzystne dla organizacji, zmniejszając czasochłonność przetwarzania dokumentów handlowych, ograniczając liczbę błędów i dając okazję do przemyślenia i poprawy obecnych procesów

I. Najważniejsze zmiany w ustawie:

1. KSeF obowiązkowy od 1 lipca 2024 r., z wyjątkiem podmiotów zwolnionych z VAT, którzy będą mieli dodatkowe pół roku na wdrożenie
2. Faktury z kas rejestrujących akceptowane do 31 grudnia 2024 r.
3. Paragon fiskalny z NIP uznawany jako faktura uproszczona do 31 grudnia 2024 r.
4. Faktury B2C poza KSeF (ze względu na RODO)
5. Bilety (np. na autostrady płatne) oraz faktury w procedurach OSS nieunijnych nie będą wystawiane w KSeF
6. Możliwość wystawiania faktur offline w przypadku awarii, z późniejszym dostarczeniem do KSeF
7. Wskazanie dat wystawienia i innych kwestii względem faktur ustrukturyzowanych, również w trybie offline
8. Możliwość wystawiania faktur korygujących w okresie awarii i w trybie offline
9. Liberalizacja sankcji związanych z KSeF do 1 stycznia 2025 r.
10. Konieczność uzyskania zgody od rolnika ryczałtowego przed wystawieniem faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur
11. Skrócenie standardowego okresu zwrotu nadwyżki podatku naliczonego nad podatkiem należnym z 60 do 40 dni
12. Wyłączna elektronizacja obsługi wiążących informacji stawkowych, akcyzowych, taryfowych oraz informacji o pochodzeniu towaru
13. Likwidacja not korygujących w KSeF i poza KSeF.

II. Struktura e-faktur

Węzeł	Opis
Nagłówek	Węzeł zawierający podstawowe informacje techniczne o fakturze
Podmiot 1 – sprzedawca	Węzeł zawierający dane sprzedawcy, w tym numer identyfikacji podatkowej oraz dane adresowe
Podmiot 2 – nabywca	Węzeł zawierający dane nabywcy, w tym numer identyfikacji podatkowej oraz dane adresowe
Podmiot 3 – inna rola	Węzeł nieobowiązkowy, pozwalający na dodanie informacji o innych podmiotach zaangażowanych w transakcję (np. faktor, inny odbiorca, dodatkowy nabywca czy dokonujący płatności). Zawiera numer identyfikacji podatkowej oraz dane adresowe takich podmiotów. Może wystąpić 100 razy
Podmiot upoważniony	Węzeł nieobowiązkowy, pozwalający na wystawienie faktury przez komornika, organ egzekucyjny lub przedstawiciela podatkowego. Zawiera numer identyfikacji podatkowej oraz dane adresowe takich podmiotów
Faktura – część główna	Węzeł zawierający informacje o walucie, rodzaju faktury, dacie dostawy oraz podsumowania wartości netto sprzedaży oraz kwot podatku w podziale na stawki. Zawiera także pola wskazujące wartość sprzedaży zwolnionej oraz kwotę należności ogółem
Faktura – adnotacje i oznaczenia	Węzeł zawierający informacje o obowiązkowych adnotacjach na fakturze – metoda kasowa, podzielona płatność, procedura VAT marża, odwrotne obciążenie, zwolnienie od podatku wraz ze wskazaniem podstawy, dostawa nowych środków transportu, procedura uproszczona w transakcjach łańcuchowych. Zawiera także oznaczenia faktury do paragonu, faktury dokumentującej transakcje z podmiotem powiązanym, numer faktury zaliczkowej i pole na dodatkowy opis
Faktura – faktura korygująca	Węzeł zawierający informacje o fakturze korygowanej oraz przyczynie korekty
Faktura – wiersze	Węzeł zawiera informacje o wierszach faktury, w tym ilości, mierze, cenie netto i stawce podatku, a także informacje o procedurach w VAT (np. eksport 0%) i kursie walutowym zastosowanym do przeliczenia podatku
Rozliczenie	Węzeł nieobowiązkowy pozwalający na wskazanie na fakturze dodatkowych obciążeń lub odliczeń (np. nadpłat lub zwrotu kosztów) oraz faktycznej kwoty do zapłaty
Płatność	Węzeł nieobowiązkowy pozwalający na wskazanie na fakturze informacji o płatnościach, formie i terminie płatności oraz rachunku bankowym do zapłaty. Węzeł pozwala także na wykazanie już dokonanych płatności
Warunki Transakcji – umowy i zamówienia	Węzeł nieobowiązkowy pozwalający na dodanie numerów   umów oraz numerów zamówień oraz warunków dostawy (np. Incoterms)
Warunki Transakcji – transport	Węzeł nieobowiązkowy pozwalający na wskazanie informacji o rodzaju transportu, danych przewoźnika, opisu ładunku, dat rozpoczęcia i zakończenia transportu oraz adresów rozpoczęcia i zakończenia wysyłki
Zamówienie	Węzeł nieobowiązkowy pozwalający na prezentację danych zawartych w wierszach zamówienia
Stopka	Węzeł nieobowiązkowy pozwalający na dodatnie dodatkowych danych lub komentarzy do faktury oraz prezentację danych rejestrowych

III. KSeF a faktury zakupowe

• Na dzień dzisiejszy otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych z wykorzystaniem KSeF wymaga akceptacji odbiorcy faktury.
• Forma akceptacji nie jest sprecyzowana przez przepisy. Nabywcy mają więc swobodę co do formy wyrażenia zgody.
• System KSeF nie obsługuje procesu akceptacji nabywcy co do sposobu otrzymania faktur ustrukturyzowanych
• Akceptacja odbiorcy nie jest konieczna na wystawiania e-Faktur: wystawca może wystawić fakturę przez KSeF, a następnie przekazać ją nabywcy w inny, ustalony przez strony sposób.
• Akceptacja e-faktur może zostać wprowadzona przez sprzedawców np. jako jeden z elementów OWU, co w praktyce może oznaczać dla nabywcy konieczność wyrażenia takiej zgody.

Podatki w Profinfo.pl

Publikacje z zakresu podatków i rachunkowości dla księgowych i prawników

IV. Rodzaje uprawień KSeF

• Uprawnionymi do działania w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) są:
  • bezpośrednio podatnik lub komornik sądowy/organ egzekucyjny,
  • osoba (fizyczna/podmiot niebędący osobą fizyczną) uprawniona przez podatnika z zakresie nadanych uprawnień,
  • osoba (fizyczna/ podmiot niebędący osobą fizyczną) wskazana w imieniu podatnika przez osobę fizyczną posiadającą uprawnienie do nadawania dalszych uprawnień, nadane w imieniu tego podatnika, w zakresie nadanych uprawnień,
  • osoba fizyczna wskazana przez podmiot, który w imieniu podatnika wskazano przez osobę do tego uprawnioną jako uprawniony do wystawiania lub odbierania faktur, wyłącznie w zakresie wystawiania lub odbierania faktur podatnika,
  • osoba fizyczna wskazana przez komornika sądowego w zakresie wystawiania faktur,
  • osoba fizyczna reprezentująca organ egzekucyjny,
  • osoba fizyczna wskazana w imieniu organu egzekucyjnego w zakresie wystawiania faktur.

V. Autoryzacja

• Przewidziane są cztery metody autoryzacji użytkownika w KSeF:
  • uwierzytelnienie kwalifikowanym podpisem elektronicznym
  • uwierzytelnienie kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną
  • uwierzytelnienie podpisem zaufanym
  • uwierzytelnienie wygenerowanym przez KSeF ciągiem 40 znaków alfanumerycznych (token autoryzujący)
• Ostatnia metoda będzie dostępna po wcześniejszym uwierzytelnieniu się podatnika jedną z trzech pozostałych metod.
• Do tego, aby użytkownik mógł się autoryzować w KSeF, konieczne jest wcześniejsze uzyskanie uprawnień do korzystania z systemu. Nadanie, zmiana lub usunięcie takich uprawnień będą możliwe bądź przez przeznaczony do tego interfejs udostępniony przez MF, bądź przez Portal Podatkowy, bądź poprzez pisemne zawiadomienie właściwego naczelnika urzędu skarbowego.
• Możliwe będzie upoważnienie więcej niż jednej osoby (podmiotu) do autoryzacji w systemie, w tym także osób nieposiadających polskiego NIP lub numeru PESEL.

Więcej na temat w książce: https://www.profinfo.pl/sklep/krajowy-system-e-faktur-ksef,477511.html

---

Czytaj także: https://www.profinfo.pl/blog/ksef-nowe-wyzwania-dla-ksiegowych/